Skriftliga kommunikationsegenskaper, typer, element, fördelar



den skriftlig kommunikation Det är någon typ av interaktion som utnyttjar den skrivna koden. Även om det är baserat på samma språkliga oralsystem, är dess egenskaper olika. Således är, i motsats till andra, den skriftliga formen helt konventionell. Detta måste följa mönster som definieras enligt de regler som fastställts av språket.

Å andra sidan är skriftlig kommunikation den vanligaste formen av formell kommunikation mellan människor och utför sociala funktioner av olika slag. Bland dess användningsområden används det ofta för att dokumentera olika typer av händelser och att utföra interpersonella interaktioner.

Dessutom är en annan av dess mest relevanta egenskaper att den inte kräver avsändare och mottagares närvaro i samma utrymme och tid. Därför mottas meddelandet i uppskjuten form och interaktionen mellan författaren (avsändaren) och läsaren (mottagaren) är väldigt begränsad.

Å andra sidan är skriftlig kommunikation i huvudsak en kreativ aktivitet som kräver en medveten ansträngning. Denna ansträngning kommer från stimulans som skapas av sinnet.

I detta skiljer sig det från den orala, där de samlas externt av de sensoriska receptorerna. De skriftliga, å andra sidan, kommer från intern intellektuell aktivitet.

index

  • 1 Egenskaper
    • 1.1 Uppskjuten mottagning av meddelandet
    • 1.2 Begränsade cykler
    • 1.3 Lite utrymme för redundans
    • 1.4 Förplanering
  • 2 typer
    • 2.1 Noter
    • 2.2 Rapporter
    • 2.3 Broschyrer
    • 2.4 E-post
    • 2,5 förslag
    • 2,6 bokstäver
    • 2,7 telegram
    • 2,8 faxar
  • 3 Element av skriftlig kommunikation
  • 4 fördelar
    • 4.1 Permanens i tid
    • 4.2 Kontrollmekanism
    • 4.3 Bevarande
    • 4.4 Högre reflekterande nivå
    • 4.5 Mindre möjlighet till snedvridning och tolkning
  • 5 nackdelar
    • 5,1 Kostnader
    • 5.2 Förmåga att förstå effektivt
    • 5.3 Feedback
    • 5.4 Svårighet som uttrycker känslomässighet  
    • 5.5 Försenat eller osäkert kvitto
    • 5.6 Brist på flexibilitet
  • 6 referenser

särdrag

Uppskjuten mottagning av meddelandet

En av egenskaperna hos skriftlig kommunikation är det som är relaterat till tidsfaktorn. I en kommunikationssituation ansikte mot ansikte mottas de kodade meddelandena från avsändaren omedelbart av mottagaren.

Men i en skriftlig kommunikation finns det alltid en fördröjning. I allmänhet finns det ingen fast tidsgräns för denna försening.

Begränsade cykler

Kommunikationscykeln består av fyra grundläggande kommunikativa element: avsändaren, meddelandet tillsammans med kommunikationskanalen, mottagaren och svaret eller reaktionen. Eftersom mottagandet av meddelandet uppträder i uppskjutet är den skriftliga kommunikationscykeln mer begränsad.

På grund av nya framsteg i kommunikation och information tillåter många kanaler dock att det sista steget i cykeln (feedback eller svar) ska slutföras nästan samtidigt som i ansikte mot ansikte. Ett exempel på dessa är snabbmeddelandetjänster.

Litet utrymme för redundans

Den skriftliga posten begränsar möjligheten till uppsägning. Vid muntlig kommunikation stöder gester och paraverbalelement - som intonation - verbalt språk.

Detta är inte fallet i skriftlig kommunikation. Därför är efterfrågan högre, vilket tvingar emittenten att använda ord med större precision.

Faktum är att skriftlig kommunikation har ett högt socialt värde. Denna utvärdering minskar med repetition av ord och användningen av samma syntaktiska mönster. Här råder originalitet och till och med formell innovation.

Tidigare planering

Generellt är skriftlig kommunikation inte en improviserad handling. Vid skrivning är ofta en rad villkor eller krav uppfyllda. Bland dem är det nödvändigt att vara tydlig om innehållet i meddelandet som helhet och dess interna artikulering om effektiv kommunikation söks..

För detta måste emittenten ha ett textorganisationssystem. När texten fortskrider, sammanfogas alla element i meddelandet tills relevanta idéer med mening.  

Typ

När det gäller typen av skriftlig kommunikation finns det så många som de många och olika områdena av mänsklig handling. På så sätt försvinna en del (telegram) och andra visas (e-post, till exempel). Därefter kommer bara några av dessa att beskrivas.

PM

Ett memo är ett populärt sätt för intern skriftlig kommunikation bland medlemmarna i en organisation. Det är en form en förkortad form av brev med minimal form av artighet och omedelbar tillgång till meddelandets specifika ämne.

I denna typ av kommunikation är det vanligtvis förekommande format. Huvudregeln att uppfylla inkluderar korrekt skrivande och personlig och hierarkisk respekt. Sättet att skriva ska vara direkt och utan förtrogenhet av något slag.

Information

Rapporterna är en annan typ av skriftlig kommunikation. De kan användas för kommersiella, pedagogiska, juridiska eller vetenskapliga ändamål.

Beroende på arten och syftet med rapporten kan förebyggda format existera. Men i allmänhet bör en rapport ha en kort introduktion, huvudmål och resultat. 

I vissa fall ingår grafer och tabeller för att underlätta förståelsen av resultaten. På samma sätt innehåller många rapporter en lista med rekommendationer.

litteratur

Broschyrer är publikationer där företag presenterar sina produkter och tjänster. De publiceras också för att hjälpa försäljningsrepresentanterna i sina besök på kunder.  

Företag producerar broschyrer i många former och storlekar. Vissa broschyrer är brevstorlek, medan andra är vikta i halva eller i tre sektioner.

Å andra sidan kännetecknas de av att vara väldigt färgstarka och med ett överflöd av bilder i sina huvudprodukter eller tjänster. Texten är få och med mycket tomt utrymme så att häftet lätt kan läsas.

e-post

E-post är för närvarande en mycket vanlig form av kommunikation. De är vana vid att skicka dokument, organisera möten, bekräfta möten och kontakta jobbsökande. Dessutom är de anställda för att hantera personliga frågor.

Trots sin relativa informalitet måste e-postmeddelanden följa vissa konventionella normer. För sådana ändamål tilldelas dess format utrymmen för avsändare, mottagare, ämne och ett utrymme där meddelandet ska skrivas.

Även om de används för icke-kommersiella ändamål finns det vissa konventioner som måste respekteras för att undvika negativa reaktioner. Bland dem kan vi nämna rätt skrivning av namn och titlar, korrekt användning av skiljetecken och korrekt utformning av meningar och stycken.

förslag

Förslagen är dokument som beskriver framtida projekt. Dessa har vanligtvis bara en eller två sidor. De inkluderar de därtill hörande kostnaderna för varje specifik uppgift för projektet.

Övriga kostnader som inte är direkta till projektet kan inkluderas, bland annat utskrift, post och portokostnader.

bokstäver

Bokstäverna är en av de äldsta formerna av skriftlig kommunikation. Bokstäverna kan vara personliga eller kommersiella. Före ankomsten av elektroniska blanketter var dessa ett mycket populärt kommunikationsmedel. Som i e-postmeddelanden användes nyktera former och korta meddelanden kommersiellt.

Personliga bokstäver visade emellertid mindre konventioner i skrivandet. Behaglig behandlingar var minimala. Utvecklingen av temat var bekvämt mellan sändaren och mottagaren av meddelandet. Antalet sidor var begränsat av båda sidornas kapacitet. Progressivt har dessa ersatts av elektroniska meddelanden.    

telegram

Telegrammet är en kort och förenklad version av ett brev. Här hålls formgivningsformlerna till ett minimum och ibland utelämnas. Texten i meddelandet är skrivet uteslutande det största antalet ord och håller det lägsta som behövs för att ge mening.

På samma sätt var former av artighet vanligtvis standard och förkortade former (Herr för Mr, Mrs, för Mrs och andra liknande). Som i bokstäverna har deras användning minskat med utvecklingen av elektroniska medier.

fax

Detta var banbrytarens sätt att sända meddelanden som skrevs elektroniskt. Trots att både skrivandet och läsningen gjordes på ett skriftligt papper, gjordes överföringen elektroniskt. Användningen har minskat på grund av den ökande användningen av elektroniska medier.

Element av skriftlig kommunikation

I allmänhet anses det att de tre huvudelementen i skriftlig kommunikation är struktur (innehållsform), stil (skrift) och innehåll (tema).

När det gäller strukturen hjälper det här läsarna att förstå ämnet. Det är därför som det rekommenderas att vara tydlig på syftet innan du börjar skriva.

När det gäller stil är det här i samband med emittenten i första hand. Det är dock också viktigt att ta hänsyn till eventuella mottagare av det skriftliga materialet. Ibland krävs användningen av meningar eller korta stycken, med ett enkelt ordförråd. Ibland bör meddelandet vara lite längre och utarbetat.

Slutligen om ämnet kan detta vara av stor variation. Alla områden av mänsklig interaktion kan vara föremål för en skriftlig kommunikation. Detta inkluderar från vetenskapliga ämnen till personligt, genom lagar och förfaranden.

nytta

Permanens i tid

Skriftlig kommunikation är ett permanent informationsmedel. Därför är det användbart när du behöver register. På samma sätt är det mycket viktigt med rätt delegering av ansvar och vid fastställande av normer och förfaranden. Å andra sidan tillåter det den upprepade frågan om meddelanden.

Kontrollmekanism

Tack vare möjligheten till varaktighet i tid är skriftlig kommunikation idealisk som ett kontrollverktyg. Kontrollblad eller resultat, lagar, avtal, bland annat, är de dokument som oftast behandlas genom detta kommunikationssätt.

konservering

Den skriftliga kommunikationen har en hög konserveringsnivå. Detta gör det möjligt att vara säker och varaktig. Tekniska framsteg har gjort andra sätt att bevara information möjlig. Hittills är dokumentet som skrivs i original fortfarande det sista beviset på dess existens och originalitet.

Högre reflekterande nivå

Människor som använder detta medium reflekterar effektivt före skrivandet. Åtgärden att skriva ett meddelande föregås alltid av en process att tänka och definiera vad du vill uttrycka. Även själva skrivandet är en process av reflektion. Därför är detta kommunikativa läge idealiskt för överföring av noggrannhet och precision.

Mindre möjlighet till snedvridning och tolkning

I meddelanden som sänds genom skriftlig kommunikation finns det mindre möjligheter till snedvridning. I detta kommunikationssystem är informationen permanent registrerad och kan verifieras när som helst. Således finns det mindre möjligheter till förvrängning eller förändring av information.

Å andra sidan finns det mindre chans att missförstå meddelanden. Vid eventuella tvivel kan meddelandet läsas så många gånger som nödvändigt tills full förståelse uppnås.

På samma sätt kan hastigheten för läsning eller återläsning justeras till förståelsen för mottagaren av meddelandet. På detta sätt kan det garanteras att om både avsändaren och mottagaren hanterar samma koder kommer meddelandet att ankomma enligt önskat.

nackdelar

kostnader

Skriftlig kommunikation är inte ekonomisk. Det finns kostnader relaterade till materialet (bland annat papper och bläck) och arbetet som används för att skriva och leverera skrifterna. Dessa kostnader kan öka beroende på det fysiska avståndet mellan avsändare och mottagare.

Förmåga att förstå effektivt

Användningen av skriftlig kommunikation förtjänar stora färdigheter och kompetenser i språk och ordförråd. Bristen på skriftliga färdigheter och den dåliga kvaliteten på texterna har en negativ inverkan på meddelandet och sätter sin effektiva förståelse i fara.

återkoppling

Återkopplingen av meddelandet i den skriftliga kommunikationen är inte omedelbar. I denna typ av kommunikation är kodnings- och avkodningsprocessen långsam.

Beroende på vilken kod som används kan förståelsen ta längre tid än önskat. I vilket fall som helst är återkopplingen till förmån för mottagaren av meddelandet, inte emittenten.

Svårighet som uttrycker känslomässighet  

Att vara ett reflekterande medium är svårare att uttrycka emotionalitet i skriftlig kommunikation. Faktum är att poeter och artister som använder detta medium för att uttrycka skönhet och känslor, använder tekniker som är svåra att använda. Ibland är de framgångsrika, men i andra uppfyller de inte målet att överföra konstnärens emotionalitet.

Denna typ av kommunikation kallas kall, opersonlig och kontrasterar med andra former av kommunikation som kan innehålla verbala och gesturalfunktioner. Av denna anledning används det oftare vid överföring av information där faktaens noggrannhet är viktig.

Försenat eller osäkert kvitto

Metoden för skriftlig kommunikation hindrar omedelbar bekräftelse av mottagandet av meddelandet. I vissa fall är det inte möjligt att avgöra om meddelandet nått den avsedda mottagaren.

Brist på flexibilitet

Bristen på flexibilitet är en annan av nackdelarna med skriftlig kommunikation. När ett original meddelande har utfärdats finns det ingen möjlighet att snabbt korrigera innehållet.

Eventuella ändringar som behövs måste garanteras av mottagaren av meddelandet. På samma sätt påverkar varje korrigering som görs, även delvis, hela meddelandet.

referenser

  1. Inc. (s / f). Skriftlig kommunikation Hämtad från inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Business Communication New Delhi: Excel Böcker Indien.
  3. Cabrera, A. och Pelayo, N. (2001). Språk och kommunikation Caracas: Den nationella.
  4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikation. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 september). Typer av skriftlig företags kommunikation. Hämtad från bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017, februari 07). De tre huvudelementen till skriftlig kommunikation. Hämtad från sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikation - Betydelse, fördelar och nackdelar. Hämtad från managementstudyguide.com.
  8. Affärskommunikationen. (s / f). Fördelar och nackdelar med skriftlig kommunikation. Hämtad från thebusinesscommunication.com.
  9. Företagskommunikation. (s / f). Nackdelar med skriftligt meddelande i näringslivet. Hämtad från bizcommunicationcoach.com.