Reengineering av typprocesser, modeller, faser och exempel



den process reengineering är en affärsstrategi som fokuserar på analys av arbetsflöden och affärsprocesser i en organisation för att uppnå betydande förbättringar av prestanda, produktivitet och kvalitet.

Det är praxis att ompröva och omforma hur arbetet är gjort för att bättre stödja en organisations uppdrag och minska kostnaderna. Affärsprocessen avser uppsättning uppgifter eller sammankopplade aktiviteter som utförs för att uppnå ett specifikt resultat.

Det börjar med en utvärdering på hög nivå av organisationens uppdrag, strategiska mål och kundbehov. Grundläggande frågor ställs, t.ex. Behöver du omdefiniera uppdraget? Är de strategiska målen anpassade till uppdraget? Vem är kunderna?

Ett företag kan konstatera att det verkar under tvivelaktiga antaganden, särskilt vad gäller kundernas behov och önskemål. Först efter att organisationen omprövat vad den ska göra, bestämmer den hur man gör det bättre.

index

  • 1 Fokusera på processerna
  • 2 typer
    • 2.1 Reengineering för kostnadsförbättringar
    • 2.2 Re-engineering för att vara mer konkurrenskraftig
    • 2.3 Re-engineering för en radikal innovationspunkt
  • 3 Modeller
    • 3.1 ADKAR-modellen
    • 3.2 Bridges övergångsmodell
  • 4 faser
    • 4.1 Identifiera och kommunicera behovet av förändring
    • 4.2 Samla experttag
    • 4.3 Hitta ineffektiva processer och definiera viktiga resultatindikatorer (KPI)
    • 4.4 Redesigna processerna och jämföra KPI
  • 5 exempel
    • 5.1 Ford Motors
    • 5.2 Taco Bell
  • 6 Fördelar och nackdelar
    • 6.1 -Advantages
    • 6.2 -Disadvantages
  • 7 referenser

Fokusera på processerna

Inom ramen för den grundläggande bedömningen av uppdrag och mål fokuserar reengineering på organisatoriska processer, steg och procedurer som styr hur resurserna används för att skapa produkter och tjänster som uppfyller kundernas behov eller marknader i synnerhet.

Reengineering identifierar, analyserar och omstrukturerar en företags organisationens kärnverksamhetsprocesser med målet att uppnå dramatiska förbättringar i kritiska prestationsåtgärder, såsom kostnad, kvalitet, service och hastighet.

Informationsteknik anses vara en förmedlare för att skapa nya former av organisation och samarbete, snarare än att stödja befintliga affärsfunktioner.

Processreengineering härleder sin existens från olika discipliner, och fyra huvudområden kan identifieras, som kan förändras: organisation, teknik, strategi och människor. En processvision används som en gemensam ram för att överväga dessa områden.

Typ

Det finns tre olika typer av processreengineering som alla företag kan börja:

Reengineering för kostnadsförbättring

Denna typ av reengineering kan leda ett företag till extraordinära minskningar av kostnaderna för processer som inte är grundläggande, antingen genom att radikalt ändra dessa processer eller till och med helt eliminera dem..

Det går långt utöver vad som kan uppnås med de vanliga ansträngningarna som görs för att minska kostnaderna.

Reengineering att vara mer konkurrenskraftig

Med ansträngningen för denna typ av reengineering försöker man fördjupa sig inom de huvudprocesser som produceras i verksamheten.

Detta är avsett att bli det bästa av sitt slag, på världsklassnivå, samtidigt som man uppnår konkurrensekvivalens med företag som tidigare fastställde reglerna och etablerade industristandarder..

Reengineering för en radikal innovationspunkt

Denna typ av reengineering syftar till att lokalisera och göra radikala innovationspunkter, ändra befintliga regler och skapa en ny definition av det bästa i klassen för alla företag som försöker bli en..

modeller

Modell ADKAR

Modellen fokuserar på elementet i förändring av människor, särskilt hur man ser till att de anställda som är involverade stöder och tror på förändringen.

Efter att ha gjort detta, flyttar modellen att titta på verksamheten dimension, med fokus på att identifiera behovet av förändring, de mål uppfyllas, hur de kommer att uppnå dessa mål och tidsplan som kommer att slutföras.

Både affärs- och personliga dimensioner måste noggrant tas om hand för att genomföra en framgångsrik förändringsstrategi. Det finns fem viktiga steg för att säkerställa anställningsstöd.

medvetenhet

Anställda bör vara medvetna om exakt vilken förändring som uppstår och varför det är nödvändigt. Om anställda inte är medvetna om dessa saker, kan de förlora motivation och riktning inom strategin.

Ledningen har en avgörande roll för att säkerställa att medarbetarna är fullt medvetna om alla delar av förändringsprocessen.

jag önskar

Stöd till förändringsstrategin måste komma naturligt från de anställda. I stället för att tvinga förändringen till de anställda, inklusive dem i projektets vision och utveckling, kommer de att säkerställa sitt stöd för det slutliga resultatet.

kunskap

Reengineering kommer sannolikt att medföra en förändring i de anställdas rutin och kompetens samt en allmän förändring i organisationen.

Därför måste anställda få fullt stöd för att förvärva och utveckla dessa färdigheter.

skicklighet

Denna kunskap måste utvecklas, men det kan bara hända om individerna har den nödvändiga förmågan.

uppbackning

Förändringsprocessen och belöningen för individer som ändrar sina metoder bör förstärkas efter förändringen har skett. Detta säkerställer att anställda motstår frestelsen att falla tillbaka i gamla vanor.

Bridges övergångsmodell

Huvudstyrkan hos modellen är att den fokuserar på övergången, inte förändringen. Skillnaden mellan dessa är subtil men viktig.

Förändring är något som händer med människor, även om de inte håller med det. Å andra sidan är övergången vad som händer i människornas sinnen när de går igenom förändringen.

Förändringen kan ske väldigt snabbt, medan övergången vanligtvis sker långsammare.

Modellen belyser tre övergångsstadier som människor går igenom när de genomgår en förändring. Dessa är:

- Uppsägning, förlust och uthyrning.

- Neutral zon.

- Ny början.

Broar säger att människor går igenom varje steg i sin egen takt. De som är bekanta med förändringen kommer förmodligen att gå snabbt till tredje etappen, medan andra kommer att stanna i första eller andra etappen.

faser

Reengineering affärsprocesser är inte en lätt uppgift. Om inte framgångsrikt genomförande av var och en av faserna kan försök att förändra misslyckas.

Identifiera och kommunicera behovet av förändring

En undersökning måste göras. Vilka processer kanske inte fungerar? Är tävlingen bättre eller sämre än företaget i vissa aspekter?

Efter att ha fått all information bör en mycket komplett plan upprättas med deltagande av ledare för de olika avdelningarna.

Förvaltningen måste spela rollen som säljare. Det borde förmedla den stora visionen av förändringen och visa hur det kommer att påverka positivt även de lägsta anställda.

Samla team av experter

Som med något annat projekt krävs processreengineering av ett team av högutbildade och motiverade personer som ska utföra de nödvändiga åtgärderna. I de flesta fall består laget av:

Senior Chef

När det gäller att göra en stor förändring behöver du övervakning av någon som kan fatta besluten och vem som ska kontakta direkt.

Operations Manager

Du behöver någon som känner till komplikationerna i processen. Där ingriper verksamhetschefen för att ha arbetat med processerna och att kunna bidra med sin stora kunskap.

Reengineering experter

Rätt teknikare kommer att behövas. Reengineering processer kan behöva erfarenhet inom flera olika områden, från IT till tillverkning.

Hitta ineffektiva processer och definiera viktiga resultatindikatorer (KPI)

De korrekta KPI-erna måste definieras. KPI varierar vanligtvis enligt processen som optimeras.

Därefter ska processerna följas individuellt. Det enklaste sättet att göra detta är genom att kartlägga affärsprocesserna.

Det är mycket lättare om du har allt skriftligt steg för steg. Det är här den operativa chefen är användbar, eftersom det gör det lättare att definiera och analysera processerna.

Det mest grundläggande sättet att arbeta med processer är genom flödesdiagrammen. Ta en penna och papper och registrera processerna steg för steg.

Om du har mer kunskap om teknik kan användningen av programvara för processanalys göra allt mycket enklare.

Redesigna processerna och jämföra KPI: erna

När du kommer till denna punkt finns det inte mycket att lägga till. Vad vi måste göra nu är att fortsätta att utföra teorierna och se hur KPIs bibehålls.

Om KPI visar att den nya lösningen fungerar bättre, kan du börja skala upp lösningen långsamt och sätta den i aktion inom allt fler företagsprocesser.

exempel

Ford Motors

På 1980-talet gick den amerikanska bilindustrin igenom en lågkonjunktur. För att minska kostnaderna beslutade Ford att analysera djupt affärsprocesserna hos vissa av sina avdelningar och försökte hitta ineffektiva processer.

De märkte att mer än 500 personer arbetade i bokföringsavdelningen. I jämförelse arbetade cirka 100 personer i samma avdelning i sin konkurrent Mazda.

Även om Ford var ett större företag, fastställdes ett kvantifierbart mål, vilket skulle minska antalet anställda i den avdelningen till endast 200 personer.

De lanserade ett initiativ för reengineering av processen för att ta reda på varför avdelningen hade så mycket personal. De analyserade det nuvarande systemet och upptäckte att det fungerade på följande sätt:

- När inköpsavdelningen skrev en inköpsorder skickade den en kopia till kontoförvaltningsavdelningen.

- Då mottog materialkontrollavdelningen varorna och skickade en kopia av dokumentet med anknytning till leverantörsskulder.

- Samtidigt skickade leverantören kvitto för de varor som levererades till leverantörsskulder.

Helt ny process

Betalningsansvarig anställd var tvungen att relatera de tre orderna, och när han kopplade ihop betalade han betalningen manuellt. Denna process krävde mycket arbete i avdelningen.

Istället för att göra mindre förändringar utvecklade Ford en helt ny process. Informationsteknik spelade en viktig roll i den här nya processen.

De utvecklade en databas till vilken en anmälan skickades när inköpsavdelningen hade beställt.

När materialen levererades, gick en butikskonsulent in dem i datorn. På så sätt kunde han omedelbart kontrollera om de levererade materialen var i ordning, så att de skulle betalas automatiskt efteråt.

På så sätt eliminerades helt att betalningsansatte anställda försöker matcha order, minska antalet administrativa medarbetare med 75%.

Taco Bell

Taco Bell återskapade sin verksamhet och fokuserade mer på serviceaspekten och centraliserade sitt tillverkningsområde.

Med skapandet av K-Minus program, nu kött, majs, bönor, sallad, ost och tomater förberedde för sina restauranger utanför restaurangen. I restaurangerna byggdes endast dessa beredda ingredienser när en kund begärde dem.

Några av framgångarna med det nya sättet att arbeta var större motivation, bättre kvalitetskontroll, färre olyckor, större besparingar och mer tid att fokusera på kundservice.

Fördelar och nackdelar

-nytta

Minska kostnader och cykeltider

Processreengineering minskar kostnader och cykeltider genom att eliminera onproduktiva aktiviteter och anställda som utför dem.

Teamreorganisation minskar behovet av olika administrationsnivåer, accelererar informationsflöden, eliminerar fel och upprepning av arbete som orsakas av flera överföringar.

Förbättra kvaliteten

Processreengineering förbättrar kvaliteten genom att minska arbetsfragmenteringen och skapa ett tydligt ägande av processer.

Arbetstagare tar ansvar för sin produktion och kan mäta deras prestanda baserat på snabb återkoppling.

Öka produktiviteten

Målet med processreengineering är att modernisera föråldrade processer och ger ofta tidsbesparande resultat. Organisationen kan till exempel upptäcka att en viss process kan utföras av två anställda istället för fyra.

Kundorientering

Genom att ändra uppgiftsorienteringen till en processorientering ligger fokuseringen på klienten. Detta har fördelen att alla irrelevanta processer snabbt flyttar till förgrunden, varefter de lätt kan raderas eller ändras.

Förbättra konkurrenskraften

Normalt märks bara förändringar som görs av en organisation gradvis. För att upprätthålla konkurrenskraften och tillgodose kundens behov måste dock lämpliga åtgärder vidtas.

Med processreenginering implementeras radikala förändringar på en relativt kort period.

-nackdelar

Personalanpassning

Vissa arbetare kanske inte anpassar sig till förändringarna och nya tilldelade chefer kan känna sig överväldigade. Andra arbetstagare blir föråldrade om deras huvudsakliga funktion elimineras som en del av processgranskningen.

Om en anställd på måndagsmorgon hör att den fullständiga beskrivningen av hans arbete har ändrats kan det tycka att det är nödande.

Därför är det väldigt viktigt att de förändringar som genomförs är väl kommunicerade med arbetstagaren.

Kräver investering

Processreengineering kräver normalt en investering, särskilt inom teknik. Föråldrade metoder, till exempel att göra en uppgift manuellt, står inför att ersättas med datorprogram.

Programmen förbättrar effektiviteten och minskar fel, men företaget måste investera i programvara och utbildning, ett kostsamt alternativ för företag som snabbt vill minska kostnaderna.

referenser

  1. Wikipedia, den fria encyklopedin (2019). Business process reengineering. Hämtad från: en.wikipedia.org.
  2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): Definition, steg, exempel. Tallyfy. Hämtad från: tallyfy.com.
  3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Hämtad från: toolshero.com.
  4. Katayoun Atefi (1997). Formella modeller för affärsprocessreformering för design och designvalidering. Hämtad från: eil.utoronto.ca.
  5. Snygg ISM (2019). Gör ditt företag mer konkurrenskraftigt med affärsprocessreformering (BPR). Hämtad från: cleverism.com.
  6. Företagsorganisation (2017). Typer av ombyggnad Hämtad från: organizacionempresa.xyz.
  7. Business Jargons (2019). Business Process Reengineering. Hämtad från: businessjargons.com.
  8. Anna Assad (2017). Nackdelar och fördelar med BPR. Bizfluent. Hämtad från: bizfluent.com.