7 Funktionerna hos en huvudadministrativ assistent

den funktioner av en administrativ assistent De är arbetsuppgifter och ackompanjemang för de normala aktiviteter som ett företag utvecklar. Därför är de grundläggande för en effektiv drift av samma.

Dessa aktiviteter varierar vanligtvis enligt affärsområdet i det företag där de arbetar. Till exempel, i specialiserade kontor som advokatbyråer har deltagare vanligtvis en särskild utbildning för utförandet av vissa aktiviteter.

Det finns dock funktioner som är gemensamma för alla områden som vanligtvis handlar om distribution och administration av information inom kontoret. Detta inkluderar hantering av dokument, arkiv och arrangemang av händelser.

Men dessa aktiviteter kan bli mycket bredare. Ibland måste administrativa assistenter också hantera redovisningsinformation och garantera till och med att företagets tekniska resurser fungerar.

De 7 huvudfunktionerna hos en administrativ assistent

1- Dokumenthantering

En av de viktigaste funktionerna hos en administrativ assistent är att hjälpa ledamöterna på kontoret att hantera dokument och filer.

Vanligtvis är denna uppgift relaterad till lagring, organisation och administration av filer.

Men vid vissa tillfällen kan du också behöva skriva, redigera och granska dokument.

I vissa företag är de till och med bett att ta diktering av brev eller anteckningar och registrera protokollet från de möten som äger rum.

I vissa fall, till exempel när man arbetar med ett advokatbyrå krävs special utbildning för att uppfylla dessa funktioner: den administrativa assistenten måste förstå de terminologiska och juridiska förfarandena.

Å andra sidan behöver administrativa assistenter som arbetar inom medicinområdet ha annan kunskap. De måste ha den nödvändiga träningen för att hantera patienter och läsa medicinska rapporter.

2- Evenemangsplanering

Planeringen av kontorhändelser är också vanligtvis administrativa assistenter. Storleken på detta ansvar kan variera beroende på företagets storlek.

En händelse kan helt enkelt vara ett möte eller en affärslunch, men det kan också vara en kongress eller en större affärsfest.

I båda fallen måste assistenten hantera alla kriterier relaterade till händelsen.

Detta inkluderar att kontakta leverantörer, boka, välja menyer och dekoration. Men det inkluderar också att kontakta, bjuda in och bekräfta deltagarna, högtalarna och högtalarna om det behövs.

3-ansikte till användare och besökare

Uppmärksamhet på användarna är vanligtvis en av de vanligaste uppgifterna för administrativa assistenter. Publiken som uppmärksamheten är inriktad beror alltid på företagets storlek och dess affärsorientering.

När det gäller små företag som direkt tjänar allmänheten är det möjligt att administrativ assistent ska ta emot kunderna.

När detta händer, syftar deras arbete till att styra och hjälpa dem under sin vistelse på företagets lokaler.

I större företag måste administrativ assistent delta i andra besökare som partner eller stora leverantörer.

I detta fall kommer deras uppdrag att vara att styra dem i uppfyllandet av deras dagordning och möten med ledning eller andra delar av företaget.

4- Telefon och virtuellt hjälpmedel

Telefon och virtuell uppmärksamhet ingår i kategorin användarhjälp. När det gäller telefonhjälp ingår inriktningen hos kunder och samarbetspartners, liksom organisering och administration av dagordningar.

När det gäller virtuell uppmärksamhet är uppgifterna beroende av de kanaler som företaget tillhandahåller för kundservice eller informationshantering.

I vissa fall handlar det om att hantera e-post, svara, vidarebefordra eller arkivera meddelanden efter behov.

I andra fall när de virtuella kommunikationskanalerna är mer mångsidiga kan andra uppgifter inkluderas, till exempel uppmärksamhet på allmänheten genom chatsystem eller till och med att svara på frågor genom företagets sociala nätverk..

I stora företag är det vanligt att det finns personal som är särskilt inriktad på uppmärksamheten hos dessa kommunikationskanaler. När företagen är små, lämnas denna uppgift oftast till administrativa assistenter.

5- Administrering av agendor

Förvaltningen av dagordningar är vanligtvis en av de viktigaste uppgifterna för administrativa assistenter.

Detta ansvar innefattar mottagande av ansökningar om möten och möten per telefon, personligen eller online, och organisera dem på dagordningen enligt de definierade kriterierna.

Det inkluderar också schemaläggningsmöten inom och utanför företaget, arbetspaket och affärsresor.

I dessa senare fall är det också assistentens ansvar att boka flyg, hotell, restauranger eller mötesrum vid behov..

6- Redovisning

Ibland är administrativa assistenter ansvariga för övervakning och registrering av kostnader som uppstår inom företaget. Dessa uppgifter kan vara enkla, till exempel registrering av vissa utgifter i ett kalkylblad.

I vissa fall blir assistenten ombedd att träna för utveckling av mer komplexa uppgifter. Till exempel kan ditt ansvar innehålla presentation av redovisningsrapporter till ledningen.

Vanligtvis beror detta på företagets storlek. Ett stort företag har vanligtvis mer specialiserade roller; I dessa administreras bokföringsinformationen av en person anställd för detta ändamål.

En av de grundläggande färdigheterna för en administrativ assistent är dock domänen för kontorsprogramvara, till exempel Microsoft Excel.

7- Teknologisk förvaltning

Förvaltningen av tekniska resurser är också en del av de administrativa assistenternas funktioner. I den meningen är det dess ansvar att garantera att alla nödvändiga verktyg för driften av företaget fungerar bra.

Detta inkluderar att göra säkerhetskopior av informationen i datorutrustningen och antivirusuppdateringen, bland annat.

Å andra sidan innefattar det administration av utrustning som projektorer och bärbara datorer.

Det handlar också om granskning och underhåll av utrustning som är nödvändig för den normala utvecklingen av de aktiviteter som står under deras ansvar.

Det betyder inte att administrativ assistent ska ha teknisk kunskap. Dess arbete består speciellt i anställning av teknisk personal som utför regelbundet underhåll av utrustningen för att undvika motgångar.

referenser

1. Bucky, J. (2017). Ledningsekreterarnas arbetsuppgifter och administrativa assistenter. Hämtad från: thebalance.com
2. Karriärbyggare (2016). Arbetar som administrativ assistent - Ett utmärkt val för generalister. Hämtad från: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Vad gör en medicinsk administrativ assistent? Hämtad från: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Administrativa assistentens uppgifter. Hämtad från: study.com