De 12 viktigaste dominera kontorsfunktionerna

den kontorsfunktioner som dominerar De är de administrativa aktiviteter som personalen i ett företag, en organisation eller en institution realiserar, och som är nödvändiga för driften av samma. Om de görs effektivt blir resultaten mycket bättre än om de görs dåligt.

Detta arbete har normalt ett regelbundet schema från måndag till fredag ​​som börjar klockan 8 eller 9 på morgonen. och det varar upp till 4 eller 5 pm, även om det varierar beroende på länder eller regioner.

Merparten av kontorsarbetet kräver grundläggande färdigheter som: flytande muntlig kommunikation, förmåga att skriva, fil och lite erfarenhet av kontorsutrustning, t.ex. datorer, kopiatorer etc..

Beroende på vilken ställning eller det ansvar som antas krävs det att en person har utbildning på teknisk, universitets- eller fjärde nivå.

De 10 huvudfunktionerna på kontoret som dominerar

1- Planering

Detta är den första och viktigaste uppgiften eftersom det består i att definiera hur organisatoriska metoder och strukturer kan bidra till affärsplanen.

Det finns tekniska verktyg som hjälper till då dessa metoder kan uppstå i uppgifter som distribueras bland lagmedlemmar, men bara bra planering kan garantera att allt slutar lägga till affärsmålen.

För allmän planering krävs en tydlig affärssyn och en viss hierarkisk nivå inom företaget, men varje lagmedlem måste planera sitt arbete så att de kan uppfylla de fastställda målen och tidsfristerna..

2- Transkription och / eller skrivning av rapporter

En uppgift som dagligen tar upp tid för vem som arbetar på ett kontor är att skriva, i vilket stöd som helst, av rapporter som stödjer eller detaljerar sina funktioner eller som tjänar för att förklara bland övriga kollegor detaljerna (bakgrund, framsteg, resultat, fördelar och nackdelar, etc), av ett visst projekt.

Dessa skrifter tjänar också som en rekord av verksamheten hos den organisation som det här kontoret tillhör, för framtida revisioner eller recensioner.

3- delta i möten

De är möten mellan medlemmarna i ett arbetslag där idéer om pågående projekt utbyts, nya förslag exponeras, presentationer, rapporter eller rapporter delas.

Normalt har de som mål att anpassa alla som är närvarande i riktning mot att uppnå ett gemensamt mål, tilldela roller, uppgifter och tidsfrister för var och en. De tjänar också till att lösa problem som kan ha uppstått vid utförandet av uppgifter.

De tenderar att ha en frekvens, varaktighet och mycket definierad dynamik. Också vad som diskuteras i dem registreras vanligtvis i minuter eller minuter för arkivering.

4- Schemalägga möten

Det handlar om att samordna agendan för alla människor som borde vara i ett möte på ett sådant sätt att de kan sammanfalla på en viss plats och tid.

Det är en uppgift som kan vara överväldigande, så förlita sig på teknik kan vara en bra idé. Det finns applikationer, till exempel ScheduleOnce, som tillåter schemaläggning av möten automatiskt, så att gästerna kan se tillgängliga datum och välja ett schema som passar dem..

5- Kontrollera företagets e-postadress

Det är en uppgift som kan ta ganska lång tid. En Adobe-rapport som publicerades 2016, som berodde på en självstyrd undersökning av mer än tusen arbetare, avslöjar att vi spenderar i genomsnitt 20,5 timmar varje vecka, kolla vårt arbetsmail.

Sortera, läsa och svara på e-postmeddelanden är en mycket vanlig form av kommunikation och möjliggör utbyte av filer och visningar relaterade till något projekt eller organisationsprocess.

Fastän företag ständigt söker efter effektivare former av e-posthantering finns det även program som Gmail's Smart Labels..

Ett annat sätt att effektivisera denna uppgift är att infoga vanliga e-postmallar eller texter som kan skickas med minimala ändringar till olika mottagare och i olika möjligheter..

6- Finanshantering

I denna uppgift måste det garanteras att pengarna uppfyller sin livscykel vid köp och försäljning av produkter och tjänster. att alla fakturor skickas, registreras, betalas och skickas. Självklart finns det kontor där de bara är dedikerade till detta.

Denna verksamhet innefattar också att hålla de finansiella kontona och juridiska dokument uppdaterade på ett sådant sätt att det inte finns några problem med den rättsliga ram som berör den aktuella organisationen.

7- Logistik

Denna funktion garanterar att alla varor relaterade till företagets arbete, transporteras till och från lager och kunder. Det ingår också att göra länken med leverantörer för att erhålla råvaror för tillverkning av nya produkter.

Målet med denna funktion är att säkerställa att företaget har allt som behövs för att behålla produktionen av det goda eller den tjänst som den marknadsför.

8- Ring uppmärksamhet

På ett kontor är det också nödvändigt att svara på telefonen, eftersom det är ett sätt att kommunicera med kunder, leverantörer och mellan medarbetare. 

Även om det verkar som en enkel uppgift, kräver det ett visst protokoll eftersom det kan vara den röst som någon utanför företaget associerar med bilden av den. Därför är det viktigt att respektera reglerna för artighet, behålla en institutionell ton, måttlig röstvolymen och det ordförråd som används.

Ett annat viktigt faktum, som ibland förbises när man utför denna funktion, är att skriva ner så mycket data som möjligt av personen på andra sidan telefonen. Detta kommer att mata företagets kontaktdatabas och låta dig följa upp korrekt på den fråga som diskuterades under telefonsamtalet.

9 - Organisation av arkiv

De flesta av de uppgifter som utförs på ett kontor genererar något dokument: fakturor, noteringar, minuter, minuter, försäljningsrapporter etc..

I digital eller på papper är det en mängd information som kräver att någon ansvarar för katalogisering, arkivering och skydd av den i enlighet med dess betydelse för verksamheten..

Exakt denna sista punkt, skyddet av information, är ett problem som har blivit huvudvärk för många organisationer, så att allt fler verktyg, protokoll och förfaranden uppstår som ger säkerhet i arkivering och överföring av information. känslig data i en organisation.

I vissa fall tillgriper externa hårddiskar, medan det i andra finns specialfall för dessa servrar eller lagringsplattformar i "molnet" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribution av företagspost

En uppgift som, trots att den inte kräver en mycket hög akademisk utbildning, kräver god organisation, ansvar och brådskande känsla, är korrespondensfördelning på kontoret.

En skiss av någon design, det kreditkort som banken skickar, en leverantörs faktura eller svarstabellen från en statlig enhet är några av de handlingar som någon anställd kan vänta på och som många andra processer kan bero på. av företaget.

11- Kundtjänst

Denna funktion är att fysiskt hjälpa kunder med frågor eller klagomål om de produkter eller tjänster som erbjuds av företaget.

12 - Utskrift och kopiering av dokument

Det består av att skriva ut de dokument som måste sparas fysiskt eller göra kopior av dem som måste hållas i dubbletter eller levereras till arbetarna i företaget.

referenser

1. Audra Bianca (s / f). Office organisation och planering tips. Hämtad från: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontorsuppgifter som du kan och ska automatisera. Hämtad från: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hur många timmar av ditt liv har du varit på arbetsmail? Prova vår deprimerande miniräknare. Hämtad från: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista över jobb som arbetar i en kontor. Hämtad från: work.chron.com.
5. Vad gör en kontorsassistent. Hämtade från learn.org.
6. Vad gör exakt personer i kontorsjobb. Hämtad från: reddit.com.