Hur är organisationsschemat för ett hotell? (och dess funktioner)

den organisationsschema över ett hotell representerar de jobb som ett hotell behöver utföra sina arbetsprocesser, uppdrag, vision och värderingar.

Varje hotell, oavsett om det är små, medelstora eller stora, behöver en organisationsstruktur för att kunna utföra sin dagliga verksamhet. Det används för att dela upp uppgifter, ange arbete för varje avdelning och delegera myndighet inom och mellan avdelningar.

Organisationskartan ovan är karakteristisk för ett 5-stjärnigt hotell, även om ett 4-stjärnigt hotell kan ha samma antal lägenheter eller mer. Antalet stjärnor kan sjunka eller stiga självständigt till antalet avdelningar.

Till exempel kan hotellet "NY King" hålla alla lägenheter och stiga upp från 4 till 5 stjärnor. Eller vice versa; sjunka från 5 till 4 stjärnor och behåll alla avdelningar.

Antalet lägenheter varierar beroende på de tjänster som erbjuds av hotellet. Kanske ett lyxhotell -5stars-har turisttjänster för kunder, gym, pool, tennisbanor, spa, diskotek ... Ett annat hotell av mindre storlek kommer inte att ha dessa extra tjänster och behöver därför inte så många anställda, vilket minskar antalet avdelningar.

De vanligaste toppositionerna på ett hotell är: direktören, marknadschefen, bokföringschefen, personalchefen, ingenjörsdirektören, inköpsdirektören, rumschef och restaurangchef.

Från dessa positioner genereras andra som är sämre men inte mindre viktiga för att uppfylla hotellets huvudsakliga funktion; värdgäster som ger högsta möjliga kvalitet, beroende på antalet stjärnor i varje hotell.

Vem ansvarar för organisationen av ett hotell??

Normalt är chefen för organisationsschemat i ett företag chef för Human Resources.

Förutom organisationsdiagrammet måste du ha väldefinierade jobbpositioner i "arbetsbeskrivning" så att varje anställdes funktioner är väldefinierade. Detta kommer att vara nödvändigt för att anställa nya anställda och för varje medarbetare att veta vad man ska göra.

Å andra sidan finns hotell som har outsourcade personalfunktioner, särskilt mindre hotell som inte ingår i hotellkedjorna.

Vanliga jobb på ett hotell och dess funktioner

1- General Manager / Hotellchef 

Det är det största ansvaret:

• Det är ansvaret för administrationen, kontrollen och utvecklingen av hotellet som verifierar att alla andra avdelningsområden fungerar på bästa möjliga sätt.
• Definierar företagets policy och de mål som måste uppfyllas.
• Verifiera att varje avdelning uppfyller de uppställda målen och ger utmärkt servicekvalitet.
• Hanterar personalhantering, marknadsföring, säkerhet, kvalitet och samordning alla aspekter som är nödvändiga för att hotellet ska fungera korrekt.

2- Försäljningschef

Förutom att komplettera övriga huvudavdelningar är dess huvudsakliga funktion att bedriva försäljning och reklam:

• Hitta kunder.
• Present till företaget.
• Erbjuda tjänsterna.
• Nära kontakter med kunder.
• Utveckla reklamstrategier.
• Främja hotelltjänster.
• Sök efter potentiella kunder.
• Redovisa resultatet av försäljningen till bokförings- och finansavdelningen.

Försäljningsassistent

Huvudsyftet med denna ståndpunkt är att stödja din överordnade, chefen och / eller försäljningschefens arbete för att kontrollera, klassificera och beställa försäljning, förutom att samla in fakturor för att genomföra en rättvis process i administrativ ordning.

Rumsavdelningen är den som ansvarar för att fånga bokningsförfrågningar och kundservice för detta ändamål, samt att kontrollera kontrollerna och betalningarna av samma..

Du bör också övervaka att rummen är rena, arbetar i nära samordning med receptionisterna och hushållerska.

De har till uppgift att bestämma tillgängligheten av rum och ta och bekräfta bokningar.

Handledaren eller chefen för reservationer har ansvaret för att styra avdelningens goda resultat och bokningsagenterna utför funktionerna för att delta i reservationer genom alla olika medel som ankommer (kommunikationsmedel, gruppbokningar, online, turer, operatörer, etc.), hantera pengarna från motsvarande insättningar och garantera de bokningar som gjorts.

Försäljningschef

Det är en av de viktigaste jobben eftersom den ansvarar för en portfölj av säljare som de måste ange vad de ska göra.

Han är ansvarig för vad var och en av sina anställda gör, han måste känna till alla kontonas rörelse och om det finns något problem med dem måste han ta ansvar för detta.

Du måste tillhandahålla ett detaljerat index över kontoutdrag, ta initiativ till att få viktiga konton för ditt företag.

Företagets framgång eller misslyckande beror på dem, det är en mycket komplex position som kräver en extrem nivå av engagemang och ansvar.

3-tjänster chef

Det ansvarar för övervakning av tjänsteavdelningen:

• Kontrollkostnader.
• Få en lojal kundkrets.
• Främja goda relationer mellan anställda.
• Lösa tvivel och oro för alla kunders tjänster.
• Uppfylla försäljningsmålen.
• Ange ett exempel genom att tillämpa etiska standarder.
• Se till att en hög kvalitetsnivå erbjuds och att verksamheten är lönsam.

Administration och finans

Det är en viktig position eftersom du har kontroll över administrativa frågor, du måste hålla med generaldirektören hur frågor kommer att fördelas och informera dig om de olika stadierna och händelserna i samband med dem.

Du måste hantera de ekonomiska resurserna, budgetar, kostnader, kostnader och investeringar i samband med företagets direktorat och enheter.

Övervakar förvaltningen av finansiella resurser, samordnar förvaltningar som regleras av regeringen, övervakar processer relaterade till personaladministration.

Registrerat och upprätthåller leverans och förvärv av materiella resurser, patrimonial och allmänna tjänster hos bolaget.

Affärsstrategier

Som namnet säger är det ansvaret för att skapa strategier och planer på att ansluta sig till nya marknader och stärka bolagets styrkor, samt att förbättra erfarenheten och kunskapen hos varje medlem i föreningen eller organisationen..

Huvudfunktionen är inriktad på det direkta ansvaret för bolagets försäljningsverksamhet, marknadsförvaltning, marknadsföring och distribution, planeringsförsäljning, organisering av olika utdelningar.

Tilldela mål att möta med avseende på försäljning enligt produkter och områden, skapa strategiska planer för att förbättra företagets framgång, studera kunder och platser som kan vara mer lämpliga att främja.

Det främjar en miljö av lagarbete, som främjar försäljningsandelen hos den ansvariga personalen.

Analysera möjliga orsaker till kundproblem och klagomål.

Utforma policy för att bestämma priser och försäljningsvillkor.

Skapa planer för att öka utbildningsutvecklingen hos personerna i din avdelning.

Det ansvarar för att ta emot, filtrera och distribuera de olika förfarandena och förbättringarna när det gäller servicekvalitet.

Comptroller och redovisning

Avdelning som ansvarar för analys och kontroll av finansiell och bokföringsverksamhet.

Det är också engagerat i utarbetandet av årliga budgetar, inkomstprognoser, bokslut, upprättande av rapporter om den finansiella situationen, revisioner av kontrollantens kontor etc..

handla

Det är en mycket viktig position för rätt utveckling av arbetet i företaget eftersom de har ansvaret för försörjningskedjan och köper alla nödvändiga varor så att etableringen fungerar effektivt.

Det kan vara inköp för användning av företaget som för återförsäljning och / eller råmaterial för produktion av egna produkter.

Denna position omfattar även inköp av tjänster relaterade till transport eller marknadsföring.

De ansvarar för användningen av information och datorsystem för organisationens ledning.

De planerar och leder alla aktiviteter relaterade till datavetenskap och teknik i företaget för vilka de arbetar.

Bestäm affärsmålen för utformning av planer för att uppnå de mål som tidigare uppnåtts.

4- Assistant Manager

Ansvarar för att uppfylla alla uppgifter hos chefen när den senare är frånvarande.

I allmänhet fattar han inte viktiga beslut utan att först ha råd med chefen, men om han har ett beslut om rutin och gemensamma frågor som kan uppstå i hotellets normala utveckling.

Måste utbildas med all information och kunskap som krävs för att anta en sådan viktig position, känna till alla funktioner, personal, uppgifter, ersättningar etc..

Dessutom är kunskapen om de lagliga normerna något som inte kan saknas för att undvika att komma i problem med lagen.

Du måste lösa snabbt och ha en plan B för allt om sakerna inte går enligt förväntningarna.

Quarter division manager

Ditt jobb är att planera, övervaka och kontrollera att var och en av verksamhetspolicyerna relaterade till ditt område utförs:

• Planera och övervaka driften av grupper och konventioner.
• Analysera månadsstatistik.
• Upprätta standarder och normer för tillhandahållande av tjänster inom ditt område.
• Ta emot klagomål som gäller ditt område.
• Koordinerar med underhållschefen korrekt utförande av sitt arbete.

Mottagare

Organisera och kontrollera mottagningsavdelningens uppgifter:

• Förbered planen för personalen under din kostnad.
• Hantera klagomål.
• Kommunicera med andra avdelningar om det behövs.
• De tar hand om kundtjänst och löser några frågor eller problem.
• Han är huvudansvarig för kontakt med kunden.

hushållerska

Denna avdelning är att ha ett större antal anställda i hela hotellet och är primärt ansvarig för städningen av hela anläggningen: både hotellet gemensamma områden som korridorer, kontor, rum, etc.

Denna position är extremt viktig eftersom renlighet är introduktionsbrevet för ett hotell, detta beror till stor del på framgång eller misslyckande.

Ska motta utbildning, bör anställda vara vänliga och ge värme till gästerna.

Mat- och dryckeschef

Det ansvarar för att övervaka förberedelser och dekoration av var och en av de rätter och drycker som är beredda i hotellets kök, enligt de recept och standarder som tidigare upprättats av hotellet..

Säkerställ korrekt utveckling av funktionerna för andra anställda, god förvaltning av ingångar, förebygga avfall, förbereda menyn övervaka området desserter, sprit, allmänt lager, etc..

Måste göra nödvändiga förvärv och kontrollera vingårdarna.

Ha kontroll över all personal som ansvarar.

Kapten av uppmärksamhet åt allmänheten

Ansvarig för chefen för korrekt drift av de tjänster som erbjuds av restaurangen eller cafeterian.

• Ta emot klienten.
• Medföljer honom till bordet.
• Få förslag.
• Elda diner.
• Kontrollera att alla jobbar.
• Kontrollera tillbehören.
• Assist servitörer om det behövs.

Det är ansvarig för att övervaka personalen, skapa menyer, övervakar rationell användning av råvaror och andra varor, kontrollerar produktionen och kvaliteten på rätterna bestämmer arbetsscheman av andra arbetare som ansvarar.

General Services Manager

Ansvarar för att utveckla ett årligt program för underhåll och förebyggande av maskiner och utrustning.

Ta alla nödvändiga åtgärder för att behålla och förbättra de arkitektoniska förutsättningarna för fastigheten.

Administration av grundläggande tjänster, stödja de områden som integrerar det, skydda fastigheten och dess beboers säkerhet, driva säkerhets- och hygienkommissionen.

Underhållschef

• Det måste lösa alla problem som uppstår i rekordtid så att produktionen inte avbryts.
• Du måste organisera och samordna underhållsuppdrag för alla anställda vid din kostnad.
• Koordinerar leverans och mottagning av nödvändiga material för att utföra underhållsarbete.
• Verifiera ordningen och kvaliteten på det utförda arbetet.
• Tillåt borttagning av material som lagras i lageret.
• Om det behövs, ge utbildning om utrustning, material och verktyg som finns i anläggningarna.

Chef för säkerhet

Det är ansvarigt för förebyggande av arbetsrisker.

• Analysera möjliga situationer av risk.
• Utarbetade säkerhetsplaner.
• Inspektera laget.
• Övervakar system.
• Säkerställer kundernas och anställdas säkerhet.
• Förbered rapporter om allt som har gjorts och vad som hände.
• Parkeringskontroll.

Chef för trädgårdsarbete

Ansvarig för allt relaterat till trädgården och dess underhåll.

Administrativ chef

Dess funktion är att planera och styra företagets administrativa ledning.

• Hantera relationer med leverantörer.
• Personal disciplinär kontroll.
• Skapa produktionsstrategier etc..

Chef för mänskliga resurser

Han är ansvarig för allt relaterat till kontrollen av mänskliga resurser och arbetar i direkt kontakt med generaldirektören och andra chefer.

• Måste upprätthålla en gynnsam arbetsmiljö.
• Organisera HR-delsystemen.
• Medling av konflikter mellan anställda.
• Se till att de anställdas och företags relationer väljs väl.

Lagerchef

Kontrollerar ingångar och utgångar från allt material, utrustning, produkter, verktyg och i allmänhet all egendom som ägs av företaget.

Det utför även revisioner och lager för korrekt och effektiv kontroll.

Redovisningsassistent

Deras uppgifter är relaterade till redovisningsuppgifter, bland några av dess många funktioner som vi kan hitta:

• Lagerstyrning.
• Betalning av tjänster.
• Skattedeklarationer.

Administrativ assistent

Huvudfunktionerna är:

• Processkorrespondens, ta emot dokument, svara på samtal, besök, arkivera dokument, processfiler, uppdatera dagordningen etc..

Ett annat schema är: