De 10 egenskaper hos en viktigaste formell skrivelse

Den formella brevet är en skriftlig kommunikation mellan två personer som kanske känner varandra eller inte, men som i vilket fall som helst har ett avlägset och respektfullt förhållande som tvingar dem att behålla ett formellt språk.

Den som skriver brevet kallas mottagaren eller emittenten. Den som tar emot den är mottagaren eller mottagaren. Den formella brevet används vanligtvis för kommunikation mellan företag, högt rankade institutioner och statliga enheter, bland andra..

Det används också för att tilldela internationella priser, offentliga möten eller erkännanden.

I de formella bokstäverna ska det allmänt språkliga, förtrogen, idiom och tuteo lämnas helt åt sidan. De universellt accepterade formgivningsformlerna måste vara närvarande och måste uppfylla en förutbestämd struktur.

Av den här formella naturen måste bokstäver av detta slag vara handskriven eller tryckt på papper och skickas i ett förseglat kuvert till mottagaren, fastän det är sant att den formella brevens struktur används för den kommunikation som skickas till via e-post. Den sistnämnda är emellertid inte den vanligaste eller det lämpliga.

De 10 huvudsakliga egenskaperna hos formella bokstäver

1- Formellt språk

Formellt språk kräver korrekt användning av ordförråd och oklanderlig grammatik och stavning. Behandlingen måste vara avlägsen och respektfull.

Avsändarens behandling av mottagaren måste vara din; ska aldrig vara tutear, oavsett mottagarens ålder eller intervall, eller om det är eller inte är känt av avsändaren.

Medan språket ska vara respektfullt betyder det inte att vänlighet och artighet bör sättas undan..

2- Betong avsikt

Ingen formell skrivelse skrivs utan en exakt avsikt och ett definierat mål. Med denna typ av brev är avsedd att kommunicera något till mottagaren eller begära information som avsändaren kräver detta.

I vilket fall som helst försöker man imponera mottagaren positivt och predisponera det positivt så att kommunikationsflödet fortsätter tills avsändarens mål är uppfyllda. Informationen ska vara så tydlig och fullständig som möjligt.

3- längden

Den formella brevet är vanligtvis kort och specifik, som pekar direkt på målet efter motsvarande hälsningar och artighet regler.

Som vanligtvis är fallet inom institutionella, företagande, statliga eller mellan två personer som inte har ett nära förhållande, är det ingen mening att gå runt grenarna, avgränsa eller förklara frågor som inte är centrala. På så sätt får generellt formella bokstäver inte överstiga 2 sidor.

4-rubriken

Den formella bokstaven måste skrivas i officiellt pappersarbete av enheten eller den som skriver den. Det görs vanligtvis på brevhuvud där endast institutionens eller avsändarens namn kan visas, även om det även kan innehålla samma adress..

Därefter ska datumet föregås av den ort där du skriver.

Det är smartare att skriva datumet utan förkortningar, det vill säga månaden skrivet i bokstäver och året med fyra siffror. Måste anpassas till höger om arket.

5- Behandling och hälsning

Behandlingen måste vara formell och måste innehålla mottagarens position, yrke eller omfattning. Till exempel: President, doktor, professor, generalsekreterare etc. följt eller inte med efternamnet. Undvik hälsningar med förnamn, smeknamn eller smeknamn.

När mottagaren är ett par, bör du behandla dig själv som Lord and Lady. Deputerade och senatorer behandlas som "hedervärdiga" i vissa länder, i andra kan de vara "illustrious Lord".

Samma sak händer med andra statliga positioner eller adeltitlar, så det är viktigt att känna till varje lands protokoll.

Om du inte känner till en viss mottagare kan du använda opersonliga formuleringar som "Till vem det kan vara" eller helt enkelt "Kära herre" eller "Kära fru".

För hälsning borde du lägga till någon artighet som "Kära", "Respekterad" etc. "Dear Sir" -formuläret används också som en formell hälsning.

6- Kroppen

Innehållet i brevet bör också börja med viss artighet som: "Genom detta ...", "Jag skriver till dig ...", "Jag talar väldigt respektfullt i samband med ...", "Servera detta för ... "eller några mindre protokoll som" Först och främst få en hjärtlig hälsning ... ".

Brevet ska ha korta och välstrukturerade stycken. Meddelandet måste vara exakt, konkret och entydigt.

Om det är en förfrågan måste det ske direkt. Om det är ett informativt brev, ska du gå direkt till den punkten. Tänk alltid på att mottagaren är en upptagen person som inte vill slösa tid med onödiga tal eller svårt att förstå.

7- Farväl

Farväl bör avrunda den centrala tanken på brevet, förstärka målet och främja den åtgärd som avsändaren förväntar sig av mottagaren ("Jag väntar på ditt svar", "Jag hoppas att informationen är användbar" etc.).

Den vanligaste stängningen för formella bokstäver är "Med vänliga hälsningar" eller "Mycket noga", och föredrar dessa former till mer vardagliga sådana som "En hjärtlig hälsning", "Hälsningar", "En kram", etc..

Därefter måste du placera den tryckta signaturen (för- och efternamn i blockbokstäver) och avsändarens underskrift. T

Det måste också innehålla den position eller rang som innehas av avsändaren, dvs "Dr", "Ing.", "Prof." följt av för- och efternamn och i en separat linje läget: "Ordförande i utvärderingsutskottet", "ambassadör av den argentinska republiken "," generalsekreteraren "etc..

8- Övrig information

Vid foten av brevet och efter undertecknandet kan inkluderas, vid behov, förklaring av bilagorna eller namnen på de personer som kommer att få en kopia av brevet (anges med förkortningen "Cc").

Nedan och slutligen kan initialerna hos den person som dikterade brevet, det vill säga avsändaren (med stora bokstäver) och den person som transkriberad den (i små bokstäver) inkluderas, som visas: ABC / def.

Att vara ett brev som tidigare trodde, rekommenderas inte användning av postskript i samma.

9- Kuvertet

Varje formell brev måste skickas inuti ett kuvert, även om avsändaren och mottagaren är inuti samma byggnad (till exempel en kommunikation mellan avdelningar i samma institution).

Kuvertet måste vara av en storlek enligt vad den innehåller, så att den inte blir för stor. Brevet bör vikas så lite som möjligt (2 till 4 gånger högst), eftersom ett papper som är nästan intakt med för många veck är mycket elegantare.

Mottagarens namn och data placeras alltid på framsidan av kuvertet och i mitten av det. Avsändarens namn och data kan ligga på kuvertets baksida och flik eller på framsidan, överst och vänster om kuvertet.

Den övre högra kvadranten på framsidan av kuvertet är alltid reserverad för frimärken eller frimärken.

Det måste stängas noggrant men säkert för att garantera innehållets okränkbarhet. I vissa fall mycket protokollärare eller eleganta, kan förseglas med ett tätande vax.

10- Svaret

Varje formell skrivelse måste ha ett svar. Samma måste vara snabb, koncis och hålla samma skiss över det formella brev som mottagits.

En officiell skrivelse obesvarade anses respektlöst och oartigt handling av mottagaren som kan orsaka motsatt effekt till målet från början eftersträvas.

referenser

1. Formell skrivelse Hämtad från es.wikipedia.org
2. 10 Egenskaper för en formell och informell skrivelse. Återställd från características.co
3. Brevet och dess element. Återställd från portaleducativo.net
4. Egenskaper för en formell skrivelse. Återställd från clubensayos.com
5. Karakteristik och funktion av formella bokstäver. Hämtade från estudiaraprender.com