Rekvisition av inköptyper, hur det görs, betydelse och exempel

Formen av inköpsrekvisition Är dokumentet som genereras av en användaravdelning eller av lagerpersonal att anmäla inköpsavdelningen för de produkter som behöver beställas, kvantitet och leveranstid. Köpet i ett företag börjar med insamlingen av krav.

När de har sammanställts måste du informera inköpsavdelningen. Inköpsrekvisitionen är det dokument som innehåller listan över dessa krav. För att förhindra bedrägerier får inte chefer normalt placera order direkt med leverantörer eller köpa på uppdrag av företaget..

Istället är den som faktiskt lägger order med externa leverantörer en annan avdelning som kallas inköpsavdelningen. Cheferna för de olika avdelningarna använder formuläret för inköpsrekvisition för att informera den här avdelningen vilka material som måste förvärvas.

Inköpsrekvisitioner och inköpsorder är viktiga dokument i processen att förvärva de objekt som företaget behöver för sin verksamhet, standardisering av orderprocessen internt och externt.

index

• 1 typer
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Underleverantörer
  • 1.3 Sändning
  • 1.4 Överföring av lager
  • 1.5 Extern tjänst
• 2 Hur är det utarbetat?
  • 2.1 Inköpsprocess
• 3 Betydelse
  • 3.1 Starta inköpsprocessen
  • 3.2 Det är ett kontrollverktyg
  • 3.3 Skydda verksamheten
  • 3.4 Centralisering av inköpsprocessen
• 4 exempel
  • 4,1 Exempel 1
  • 4.2 Exempel 2
• 5 referenser

Typ

Viktiga punkter om inköpsrekvisitionen är följande:

- Det är en begäran som görs till inköpsavdelningen att förvärva en viss materiallista.

- Behöver godkännandet av inköpsorganisationen.

- Det är ett internt dokument; det ligger kvar inom organisationen.

Du kan skapa en inköpsrekvisition för följande typer av tillhandahållande:

standard

Att få leveranser och material från leverantörer, för både produktionsprocesser och kontorsmaterial och andra tillgångar.

underleverantörer

Att leverera råmaterial till en leverantör och sedan få en färdig produkt.

sändning

Att få material som lagras i företagets lokaler och leverantören betalas för det.

transfLagerförmåga

Att få material från en annan avdelning eller ett område som ligger inom samma organisation.

Extern tjänst

Att få tjänster från en extern leverantör, till exempel att utföra underhållsarbete på anläggningen.

Hur är det gjort?

De grundläggande komponenterna som utgör en inköpsrekvisition är:

- Rekvisitionsnummer, vilket möjliggör identifiering av dokumentet. Det måste vara förtryckt.

- Begär avdelning.

- Datum för beställning och önskat leveransdatum.

- Namn på den person som förbereder rekvisitionen och signaturen till den person som gör motsvarande tillstånd.

- De begärda objekten måste beskrivas i detalj för att undvika felaktiga uppgifter. Beloppet måste vara exakt; Det är mycket viktigt att placera den önskade enheten (kilo, liter, enheter etc.).

- Underskrift av inköpsavdelningschef som godkänner eller godkänner inte inköpet.

- Om citat redan har begärts från leverantörer måste de bifogas rekvisitionen.

Inköpsprocess

Köpa rekvisition processen används av organisationer att utföra och spåra leveransorder. Dessa kan vara allt från råmaterial till kontorsmöbler och mer.

När en avdelningschef finner att materialet är lågt, fyll i rekvisitionsformuläret, vilket inkluderar de fält som anges ovan..

En inköpsrekvisition är det formulär som en avdelning av företaget skickar till inköpsavdelningen och listar de föremål som du vill begära av en extern leverantör.

Denna process tillåter användarna att beställa, få godkännande av handledare och, viktigast, tillåta externa leverantörer att lämna prisnoteringar..

När inköpschefen mottar inköpsrekvisitionen i denna process kan han granska all information som skickas av den ursprungliga användaren. Chefen väljer helt enkelt om rekvisitionen är godkänd eller inte.

Om det inte godkänns finns det en ruta för att ange orsaken till beslutet och den begärande avdelningen kommer att informeras om detta beslut. Men om chefen ger sitt godkännande kommer nästa steg att vara att begära ett citat från leverantörerna.

betydelse

Starta inköpsprocessen

Varje så ofta behöver avdelningar i ett företag material; Inköpsrekvisitionen initierar inköpsprocessen. Inköpsavdelningen kommer att handla i enlighet med dokumentets soliditet.

Om det finns ett problem, kommer dokumentet att fungera som bevis för att en avdelning begärde leveranserna med en viss kommunikation.

Det är ett kontrollverktyg

Om det inte finns några korrekta kontroller kan personalen vara inblandad i bedrägeri, eftersom de kan begära material för personligt bruk.

Med inköpsrekvisition finns det etablerade åtgärder för att garantera att inga bedrägerier utövas. Förfrågan måste gå igenom flera händer för att säkerställa dess noggrannhet och behov.

Skydda verksamheten

Med de beställningsbeställningar som genomförts, undviks möjligheterna till bedrägeri. Bolagets tillgångar är också skyddade.

Centralisering av inköpsprocessen

När en organisation kräver att alla rekvisitioner görs centralt genom inköpsavdelningen är det enkelt att hantera hela processen.

Köparna drar också nytta av, eftersom de nu kan gruppera inköp och dra fördel av organisationens köpkraft för att förhandla fram bättre villkor.

exempel

Exempel 1

Rekvisitionsnummer: 00455

Datum: 15 maj 2018

Namn på den sökande: Annaliese Corvo

Ställning: Handledare för träning

Avdelning: Personalutbildning

Anledning till begäran: Följande uppgifter krävs för att användas i "Kvalitetssäkring" -kursen, som kommer att ges under veckan den 16 juli till 20, 2018.

- 01 fallet med bläddermarkörer.

- 12 pennor.

- 01 flipchart med 20 vita lakan: 1 meter bred x 1,5 meter lång.

- 12 vanlig linje anteckningsböcker normal storlek.

- 06 färgade markörer för tavlan.

- 12 gummin att radera.

- 12 blå bläckpennor.

2 citat mottagna från brevpapperstillverkare bifogas.

Auktoriserad av: Alberto Moreno

Ställning: Personalchef

Human Resources Management

Exempel 2

Produktionsavdelningen i Confecciones Tely, S.A. Du måste beställa olika material och fylla i rekvisitionsformuläret. Denna blankett meddelar inköpsavdelningen att dessa leveranser behövs.

Inköpsavdelningen kan godkänna eller neka den erhållna rekryteringen. Om godkänt kommer en inköpsorder att skapas.

Beställningsordern skickas till leverantören för att köpa produkterna. Leverantören producerar och levererar produkterna med en faktura.

Mottagningsavdelningen tar emot produkterna och levererar mottagningsrapporten till bokföringsavdelningen.

Om alla dokument överensstämmer, utfärdar räkenskapsavdelningen fakturatillståndet till kassören, vilket anger att betalningen kan göras till leverantören..

referenser

1. Business Dictionary (2018). Inköpsrekvisition. Hämtad från: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Vad är en inköpsrekvisition? Hämtad från: myaccountingcourse.com.
3. Skogstid Skillnaden mellan en rekvisition och en beställning. Småföretag - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Vad är en inköpsrekvisition och varför det är viktigt för ditt företag. Procurify. Hämtad från: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Inköpsrekvisition. Hämtad från: tutorialspoint.com.