De 11 principerna för huvudsaklig administrativ kontroll

den principer för administrativ kontroll är de allmänna regler som ska följas vid analys av om åtgärderna genomförs som planerat och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder för att bekräfta planeringen.

Förvaltningen innebär att man försöker maximera utnyttjandet av tillgängliga resurser för att uppnå företagets mål. Därför innefattar administrationen alla verksamheter i företaget.

Administrativa kontroller är det uppsatta förfarandet som krävs för administrativ och ekonomisk effektivitet. Som en integrerad del av organisationens interna kontrollsystem är målet att garantera en fullständig och snabb genomförande av administrationens politik och planer.

Några exempel på administrativa kontroller inkluderar processförändringar, personalutbildning och installation av varningsskyltar.

Grundprinciperna för administrativ kontroll kan grupperas i elva kategorier, vilket speglar deras syfte och natur, struktur och process. Dessa principer för administrativ kontroll beskrivs nedan.

Grundläggande principer för administrativ kontroll

Princip för att säkra målet

Det grundläggande målet med administrativ kontroll är att målen uppnås. Detta görs genom att upptäcka brister i planerna.

Planens potentiella eller faktiska avvikelser måste detekteras tillräckligt för att möjliggöra effektiv korrigering.

Principen om kontrollens effektivitet

Ett administrativt kontrollsystem måste upptäcka och markera orsakerna till avvikelser från planerna med minimala möjliga kostnader.

Effektivitetsprincipen är särskilt viktig i kontrollen, eftersom tekniker tenderar att vara dyra och besvärliga.

En chef kan vara så absorberad i kontroll som han kan spendera mer än nödvändigt för att upptäcka en avvikelse. Kontroller som allvarligt störa behörigheten hos underordnade eller med motivationen hos dem som utför planerna är ineffektiva.

Princip för kontrollansvar

Huvudansvaret för kontrollen ligger hos chefen som ansvarar för genomförandet av planerna. Ditt ansvar kan inte upphävas eller annulleras utan att organisationsstrukturen ändras.

Ansvaret för kontroll måste ges till specifika personer vid varje skede av operationen.

Denna enkla princip förtydligar den mycket sällan förstådda rollen som kontroller och kontrollenheter.

Dessa byråer fungerar som en tjänst som ger kontrollinformation. De kan dock inte utöva kontroll om de inte beviljas förvaltningsmyndighet och ansvar för kontrollerade saker..

Principen om förebyggande

Kontroll, som planering, måste se fram emot och vara förebyggande. Ofta har denna princip blivit försummad, till stor del för att kontrollen har åberopat mer på statistisk och bokföringsdata, istället för att förlita sig på prognoser och prognoser.

Även om prognoserna inte är korrekta är de bättre än de historiska uppgifterna. Helst bör ett styrsystem ge omedelbar återkoppling för att korrigera, så snart de uppstår, avvikelser från önskad prestanda.

Om detta inte är möjligt bör kontrollen baseras på prognoserna för att förutse avvikelser i tid. Mer uppmärksamhet bör ägnas åt förebyggande av brister än att avhjälpa dem efter att de har uppstått.

Till exempel bidrar kontantprognoserna till att upprätthålla företagens solvens, förutse kassaflöden och förhindra dem.

Principen om direkt kontroll

Den övervägande delen av de kontroller som används idag bygger på det faktum att människor gör misstag. De används ofta som indirekta kontroller avsedda att upptäcka fel, ofta efter det faktum.

När det är möjligt bör direkta kontroller användas för att förhindra fel. Förbättring av chefernas kvalitet kan minimera behovet av att använda indirekta kontroller. Högkvalitativa chefer gör mycket få misstag och utför alla sina funktioner med den bästa fördelen.

Princip för reflektion av planer

Kontroll är uppgiften att se till att planerna genomförs effektivt. Därför bör kontrollteknikerna återspegla planens specifika karaktär och struktur.

Den tydligare och mer omfattande organisationens planer och de mer kontrollerna är utformade för att återspegla dessa planer, desto effektivare kommer kontrollerna att tillgodose behoven.

Kostnadskontrollen bör till exempel baseras på planerade kostnader av en definierad och specifik typ.

pripyramidens huvudstad

Feedbackdata ska rapporteras först längst ner i pyramiden; det vill säga till cheferna och till och med till den operativa personalen som ligger på lägsta nivå.

Detta ger anställda möjlighet att kontrollera sina egna situationer, förutom att påskynda korrigerande åtgärder.

Princip för organisatorisk lämplighet

Ett administrativt kontrollsystem överensstämmer med administrativ myndighet och måste återspegla organisationens struktur.

När det administrativa kontrollsystemet anpassar sig till organisationens struktur bestämmer åtgärdens ansvar och underlättar korrigeringen av planernas avvikelser.

På samma sätt bör informationen anpassas för att utvärdera prestationen i förhållande till planerna för chefen som ska använda den. Med andra ord måste alla siffror och rapporter som används för kontrolländamål vara vad gäller organisationen.

Princip för individualitet av kontroller

Kontroller är effektiva när de överensstämmer med positionen, det operativa ansvaret, kompetensen och den intresserade individens behov.

Omfattningen och detaljerade uppgifter som krävs varierar beroende på ledningens nivå och funktion.

På samma sätt föredrar olika chefer olika former och enheter av informationsrapporter. Därför måste kontrollerna uppfylla de enskilda chefernas individuella krav.

Princip för kontroll av kritiska punkter

Alla operationer har vissa sårbarheter eller kritiska punkter. Dessa är de som orsakar de flesta problem och leder till stora avvikelser.

En chef, när man utövar kontroll, måste fokusera på de faktorer som är grundläggande för att bedöma prestanda.

Det skulle vara onödigt och oekonomiskt för en chef att verifiera varje detalj i prestanda. Därför bör du fokusera din uppmärksamhet på de kritiska prestationspunkterna.

Handlingsprincipen

Kontrollen visar sig vara slöseri med tiden om korrigerande åtgärder inte vidtas. Bland de korrigerande åtgärderna kan vara omprövning av planerna, en omorganisation, utbyte eller utbildning av underordnade, personalmotivering etc..

Kontrollen är motiverad endast när de angivna avvikelserna från planerna korrigeras genom lämplig planering, organisation, bemanning och ledning.

referenser

1. MBA Knowledge Base (2018). Management Control Principles. Hämtad från: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administrativt kontrollsystem. Hämtad från: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Principer för administration. Hämtad från: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 viktigaste principerna för kontroll i förvaltningen. Bevara artiklar. Hämtad från: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontroller: Betydelse, natur och principer. Business Management Ideas. Hämtad från: businessmanagementideas.com.