Administrativa funktioner och processer



den administrativ förvaltning Det är uppsättningen formulär, åtgärder och mekanismer som tillåter att använda ett företags mänskliga, materiella och ekonomiska resurser för att nå det föreslagna målet. Det bygger på fyra grundläggande principer; ordern är den första, eftersom varje arbetare måste uppta den position som han är kvalificerad för.

Brist på order leder till mindre effektivt arbete och missbruk av resurser. Den andra principen är disciplin; Inom den administrativa ledningen är disciplinen en viktig aspekt, eftersom reglerna och reglerna måste följas och respekteras av alla.

Den tredje principen är kommandoenheten. Arbetstagaren måste veta vem han rapporterar sitt arbete och från vilket han kommer att få order, för att undvika felaktiga meddelanden som skadar arbetskvaliteten. Slutligen är uppmuntrande och värdering av initiativet i personalen avgörande att motivera; Detta kommer att ha en positiv effekt på arbetsmiljön och uppnåendet av målen.

Förvaltningen är avgörande för organisationen, eftersom den utgör grunden för gruppens uppgifter, kommer också att vara en nätverksorienterad för att uppfylla affärsmålen.

index

  • 1 Funktioner
    • 1.1 Förverkligande av ledningsprocesser
    • 1.2 Anställning av personal
    • 1.3 Skydd av tillgångar
    • 1.4 PR
    • 1.5 Upprätta arbetssekvenser
    • 1.6 Inköp av anläggningstillgångar
    • 1.7 Design och kontroll av blanketter
    • 1.8 Inköp av brevpapper och kontorsmaterial
  • 2 Administrativa ledningsprocesser
    • 2.1 Planering
    • 2.2 Organisation
    • 2.3 Riktning eller utförande
    • 2.4 Kontroll
  • 3 referenser

funktioner

Förverkligande av ledningsprocesser

Förvaltningsförfarandena måste genomföras på ett korrekt sätt, så att de effektiva resultaten i varje av de administrativa funktionerna genomförs.

Dessa bör omfatta planering, organisation, riktning och kontroll, allt baserat på uppfyllandet av målen.

Anställning av personal

Den avser val, utbildning, placering och ersättning för personal. Uppnå målen för organisationen är beroende av att ha tillräckligt med personal, så du bör hålla intresset för att tillgodose behoven hos de anställda och i sin tur vara lojal mot organisationen.

Skydd av tillgångar

En organisations tillgångar måste skyddas mot missbruk, förlust eller skada som orsakas av stöld, brand eller annat sätt.

Det är därför som det är nödvändigt att upprätthålla en adekvat rekord för varje typ av tillgång, hålla den ansvariga för sin korrekta användning och skydda.

PR

En av de viktigaste funktionerna i den administrativa ledningen är upprättandet och underhållet av olika kommunikationslinjer mellan organisationen och dess närstående (kunder, aktieägare, anställda, leverantörer, konsumenter)..

Upprätta arbetssekvenser

För en stabil prestanda och utan avbrott i det administrativa arbetet måste system och rutiner för definierade rutiner utvecklas. Detta motiveras av den ömsesidiga karaktären och sambandet mellan varje avdelningens specifika uppgifter.

Inköp av anläggningstillgångar

I varje avdelning finns ett behov av tillräckliga anläggningstillgångar för att ha en effektiv och ekonomisk prestanda för det arbete som utförs där. Därför måste ett standardförfarande följas vid urval och inköp av varje typ av anläggningstillgång som krävs.

En viktig aspekt är att utföra en upptäckt och utvärdering av tillgångens verkliga behov och därmed undvika onödiga utgifter som påverkar företagets ekonomi.

Design och kontroll av blanketter

Med tanke på att det administrativa arbetet har särskilda egenskaper, måste de använda formulären utformas för att tillhandahålla nödvändig information på ett lämpligt sätt.

Det är administrationens uppgift att utforma dessa formulär och försöka standardisera deras användning för att minska kostnaderna.

Köp brevpapper och kontorsmaterial

Dessa artiklar måste täcka användarnas behov, eftersom de kommer att påverka det systematiska och snabba utförandet av det arbete som utförs.

Därför är det viktigt att säkerställa standardisering, urval och inköp av dessa ingångar, liksom deras distribution till andra avdelningar, vid behov

Administrativa ledningsprocesser

planering

Planering är hörnstenen i denna process, eftersom det kommer att leda till att efterföljande åtgärder följs. För att utföra en effektiv process är det nödvändigt att överväga följande:

- Har tydliga mål.

- Undersök miljön under vilken arbetet ska utföras.

- Identifiera och tilldela uppgifter som hjälper till att uppnå målen.

- Gör en omfattande plan för prestationer, markera de kreativa elementen som hjälper till att effektivt utföra arbetet.

- Bestäm de policyer, metoder och förfaranden som krävs för att arbetet skall kunna utföras.

- Skapa varningssystem som möjliggör förutseende åtgärder inför framtida problem.

- Uppdatera ständigt planerna, med tanke på resultaten av de kontroller som utövas på dem.

organisation

För att uppnå framgång måste alla mänskliga, ekonomiska och materiella resurser som är relaterade till det arbete som ska genomföras samordnas.

Detta innebär att man fastställer en uppsättning regler och uppdrag av uppgifter som måste följas noggrant av de berörda personerna. Några av dessa aktiviteter är:

- Dela upp arbetet med tanke på verksamhetsenheterna.

- Gruppuppgifter genom jobb.

- Konstruera driftsenheterna med kriterier för hanterbarhet och affinitet i arbetet.

- Välj den personal som har de färdigheter som krävs för ett visst jobb.

- Upprätta justeringar i de utförda aktiviteterna, baserat på vad kontrollresultatet av samma show.

Riktning eller utförande

För att följa de planerade och organiserade strategierna är det nödvändigt att vidta de åtgärder som initierar dem och ge dem kontinuitet.

Bland dessa åtgärder är att styra verksamheten och främja arbetstagarens utveckling i arbetet och personalen, så att denna motivation översätts till en effektiv uppnåelse av målet. Dessa strategier kan vara:

- Guide och uppmuntra gruppen att nå målet.

- Upprätta direkt, öppen och transparent kommunikation med var och en av de involverade, direkt eller indirekt, på jobbet.

- Utveckla varje medlems potential.

- Skapa incitament för anställda som sticker ut i vissa förutbestämda kriterier, bland annat kreativitet, färdigställandegrad.

- Upprätta mekanismer för kontinuerlig utvärdering av genomförandeprocessen, för att åtgärda åtgärder vid behov.

kontroll

Det är viktigt att genomföra strategier för att verifiera att det som planeras, organiseras och verkställs utvecklas på ett tillfredsställande och effektivt sätt för att nå målet.

Detta kommer att göra det möjligt att fatta beslut om att ersätta aktiviteter eller att omorientera processen, vilket gör det möjligt att optimera. Dessa kan vara några av de åtgärder som ska följas:

- Upprätta jämförelser av resultaten med företagets allmänna planer.

- Utvärdera produkten av arbetet, baserat på prestandanormerna för samma.

- Publicera de medel som ska användas i mätningarna.

- Kommunicera förslag till ansvarig personal för att rätta till de åtgärder som är nödvändiga.

referenser

  1. Pengar ärenden (2018). Administrativa ledningsfunktioner av Modern Office. Kontolärning Hämtad från: accountlearning.com.
  2. Min MBA Guide (2018). Administrativa eller ledningsfunktioner hos ett kontor. Hämtad från: mymbaguide.com.
  3. Managers-Net (2018). Administrativ ledning Hämtad från: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Lär dig vikten av administrativ hantering till affärer. Hämtad från: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Fem ledningsfunktioner (Fayol). Toolshero. Hämtad från: toolshero.com.