De 7 funktionerna hos en mest framstående sekreterare

Bland de viktigaste en sekreterares funktioner De innefattar hantering av dagordningen, betjäning av allmänheten och hantering av konfidentiell information. Är personen som är ansvarig för att utföra administrativ hjälp uppgifter i ett kontor.

Denna position kan utövas av en man eller en kvinna, men det vanligaste är att det är en kvinna som utövar den.

De är vanligtvis ansvariga för de konfidentiella frågorna hos personer med en viss hierarki inom företaget, bland annat direktörer, chefer, presidenter, bland andra. Det blir att vända dem till höger om den verkställande för vilken de arbetar.

Om företaget är litet, är sekreterarens största arbetsbelastning relaterad till grundläggande kontoruppgifter.

Vissa länder i världen ägnar en speciell dag på året för att tacka och fira sitt arbete. Till exempel i Colombia, Peru och Mexiko är sekreterarens dag den 26 april, medan i Venezuela den 30 september.

De 7 huvudfunktionerna hos en sekreterare

Sekreterarens jobb är att ge stöd och samarbete till sin chef så att hon helt och hållet kan följa sin roll inom organisationen utan förseningar eller distraheringar.

Fastän bolagets karaktär påverkar den typ av arbete som krävs av en sekreterare kan man säga att dess huvudsakliga funktioner är:

1- Agendahantering

Det är sekreterarens ansvar att hålla sig uppdaterad dagordningen för den person för vilken hon arbetar. Där bör du reflektera allt ditt arbete och, ibland, personliga åtaganden.

Du måste också hålla register över uppgifterna för alla personer och institutioner som din arbetsgivare måste relatera till.

Dagordning för en sekreterare tjänar vanligtvis som en operativ logg för den verkställande för vilken hon arbetar.

2- Uppmärksamhet på allmänheten

Uppmärksamhet för allmänheten är en av de mest grundläggande uppgifter som sekreteraren måste utföra. Du måste svara på samtal och registrera orsaken till dem, liksom alla uppgifter som gör det möjligt för din arbetsgivare att följa upp saken.

Det är också den person som tar emot besökare på kontoret. Därför är det viktigt att sekreteraren bibehåller en bild som överensstämmer med företagsbilden på arbetsplatsen.

Din roll det är inte bara att hälsa och vänta besökarna, men också att ge de första instruktionerna och riktlinjerna för organisationens organisationskultur och interna processer.

3- Dokumenthantering

Förutom att vara den person som tar emot och hanterar din chefs korrespondens skriver en sekreterare, läser, svarar och filer de flesta brev, anmälningar, noteringar och e-postmeddelanden från din arbetsgivare.

För detta ändamål är det bekvämt att du hanterar vissa applikationer av programvara som gör att du kan förbereda sådana dokument snabbare och snabbt.

Specificiteten i dessa kompetenser kommer att bero på vilken typ av arbete som krävs i det område där de arbetar..

Sekreteraren hanterar hennes chefs kontaktdatabas och skickar den skriftliga korrespondensen samt sammankomster och andra dokument av intresse på kontoret.

Det är sekreteraren som normalt noterar de frågor som behandlas vid viktiga möten.

4- Hantering av känslig information (intern och extern)

Bland funktionerna som skiljer en bra sekreterare, hanterar vi all information som är extremt viktig för verksamheten hos företaget eller institutionen där du arbetar.

Till exempel bör du ha kontroll över de juridiska handlingar som kan krävas av myndighetstillstånd när som helst.

Du kan också få tillgång till information om miljön eller någon av de aktörer som är relaterade till företaget. Denna information måste hanteras på ett diskret, effektivt och korrekt sätt.

5- Organisation av kontoret

Sekreteraren måste arbeta och hålla i drift kontorsutrustning och möbler: telefoner, kopiatorer, skrivare, projektorer, möbler, arkivskåp, bland annat..

Det är som kontrollerar lagerförteckningen och kontorsutrustning. Det håller också fysiska och elektroniska filsystem i ordning, så att informationen är tillgänglig när det behövs..

Sekreteraren måste ha en ren och organiserad arbetsyta, eftersom det vanligtvis är en av de första saker som människor utanför företaget ser när de går in i sina lokaler..

6- Framställning av presentationer

Normalt måste en chef presentera sina rapporter i form av presentationer som sammanfattar och hierarkiserar informationen. För denna uppgift frågar han vanligtvis sin sekreterare om hjälp.

Personen som är i sekretariatet bör se till att informationen som visas där korrekt återspeglar de uppgifter som hans chef vill dela.

Du bör också vara medveten om att det är en presentation utan stavfel och det överensstämmer med företagets grafiska identitet.

7- Administrativ övervakning

Det är också en sekreterares ansvar att vara medveten om överensstämmelse med de policyer och förfaranden som är nödvändiga för att ta hand om tillgångarna hos företaget eller institutionen där hon arbetar..

Enligt den hierarkiska nivån på din chef kan sekreteraren validera noggrannheten hos de uppgifter som återspeglar detaljerna i budgetoperationerna.

En sekreterare måste hantera förvaltningskontrollen och korrekt administration av resurser inom kontoret.

Den virtuella sekreteraren

Med uppkomsten av onlinejobb framträder sekreterarnas figur på nätet eller virtuella assistenter.

Dessa sekreterare gör de flesta av de uppgifter som beskrivs ovan men på distans. I dessa fall tar sekreterarna ut sina tjänster per timme eller genom projekt.

referenser

1. Kulturpengar (2015). Sekreterarens 4 huvudfunktioner. Hämtad från: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Förteckning över en sekreterares uppgifter. Hämtad från: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funktioner och ansvar för den administrativa sekreteraren. Hämtad från: pymex.pe
4. Frivillig nu (s / f). Vad är sekreterarens roll? Hämtad från: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Vad är en sekreterares funktioner som assistent till en chef? Hämtad från: pyme.lavoztx.com