Executive sekreterare profil, nödvändiga färdigheter och funktioner

den verkställande sekreterare är ett jobb eller yrke som tjänar till att ge maximalt stöd till högt anställda i ett företag eller en organisation. Det kommer att vara vem som ska organisera och underhålla chefernas schema och hjälpa dem att genomföra en mängd olika administrativa uppgifter.

Målsättningen är att bidra till verksamhetsövergripande effektivitet genom att säkerställa att alla administrativa uppgifter som tilldelats den kommer att genomföras på ett tidigt och effektivt sätt. En sekreterare är den person som ger administrativt stöd. De kan utföra uppgifter som skrivning och arkivering, svara på telefonen och sända meddelanden.

Å andra sidan gör den verkställande sekreteraren eller administrativ assistent också några av dessa aktiviteter, tillsammans med kontorsamordning, produktforskning, interaktion med leverantörer, beställning av produkter och skapande av en databas.

Verkställande sekreterare får normalt högre löner än sekreterare, eftersom de utför högnivåfunktioner och accelererar kontorets produktivitet.

index

• 1 Obligatorisk profil
• 2 Nödvändiga färdigheter
• 3 funktioner
  • 3.1 Ansvar
• 4 referenser

Obligatorisk profil

- Kandidatexamen i företagsekonomi eller relaterade områden.

- Bevisad erfarenhet som en verkställande sekreterare eller en liknande administrativ roll.

- Måste vara kompetent i hanteringen av Microsoft Office på ett integrerat sätt och i programvaran "back-office", till exempel ERP-system.

- Fördjupad kunskap om administrationen av grundläggande bokföringskontor och rutiner, samt det relevanta tekniska ordförrådet som hanteras i branschen.

- Känner till grundläggande forskningsmetoder och rapporteringstekniker.

- Utmärkt organisations- och tidskompetens.

- Utestående kommunikations- och förhandlingsförmåga.

- Integritet och sekretess.

Verkställande sekreterare måste vara snabba yrkesverksamma med stor kapacitet för tidshantering och multitasking förmåga. Det är med sin flit och kompetens i sitt arbete att cheferna kan fokusera på deras ledningsansvar utan att oroa sig för andra uppgifter.

Många chefer är starka beroende av sin verkställande sekreterare för att samordna de dagliga uppgifterna och hålla dem på dagordningen. De krävs mycket takt och självförtroende som väktare av chefs tid.

Nödvändiga färdigheter

Verkställande sekreterare måste vara effektiva i grundläggande färdigheter som skrivning, grammatik, stavning och skiljetecken och har erfarenhet av att använda kontorsutrustning och vanliga program, t.ex. ordbehandling, kalkylblad och grafik.

På samma sätt måste de ha utmärkta färdigheter för att hantera tid och kapacitet för att effektivt hantera olika ansvarsområden.

Å andra sidan behöver en verkställande sekreterare också andra egenskaper, såsom god bedömning, diplomati, diskretion och förmågan att lösa problem autonomt.

De behöver starka kommunikationsförmåga för att interagera med allmänheten, skriva rapporter och granska publikationer.

Lyssna aktivt

Måste veta att uppmärksamma vad andra säger, ta sig tid att förstå de punkter som görs, ställa frågor som passande och inte störa vid olämpliga tider.

Läsförståelse

Komplett förståelse av meningar och skriftliga stycken i dokument relaterade till arbete.

Tidshantering

Vet hur man effektivt hanterar både din egen tid och den andras tid.

Att veta hur man talar

Tala tydligt med andra människor för att kunna skicka information effektivt.

skrivande

Ha en effektiv kommunikation skriftligen, enligt vad som är mest lämpligt för publikens behov.

Kritiskt tänkande

Användning av logik och resonemang för att identifiera styrkor och svagheter i alternativa lösningar, slutsatser eller metoder för problem som uppstår.

Proaktivt lärande

Förstå konsekvenserna av ny information för att lösa problem och fatta nuvarande och framtida beslut.

samordning

Justering av åtgärder i förhållande till andras handlingar.

översyn

Granska och utvärdera prestanda för sig själv, andra personer eller organisationer, för att göra förbättringar eller vidta korrigerande åtgärder.

funktioner

En verkställande sekreterare kan vara ansvarig för småpengar och bokföring, men kan också hantera en budget. Du kan publicera artiklar på en webbplats, även om du också kan utforma och hantera webbplatsen.

Du kan utföra datainmatningen i ett kalkylblad som du har utformat och använt för rapporteringsfunktionerna.

En verkställande sekreterare kan övervaka den administrativa personalen. Han rapporterar ofta direkt till VD och kan stödja en eller flera ledande befattningshavare.

ansvarsområden

Uppmärksamhet på chefer

- Behålla chefernas dagordning och hjälp vid planering av möten, styrelsemöten, konferenser etc..

- Delta i möten för att göra mötesminuter och minuter, sedan kompilera, transkribera och distribuera dem.

- Gör alla researrangemang för cheferna: Passage inköp, hotellbokning, leverans av resekostnader, hantering och granskning av relevant dokumentation etc..

- Genomföra de mandatutredningar, samla in data och förbereda dokument eller rapporter för övervägande och presentation av chefer, kommittéer och styrelser, som tilldelade.

- Hantera konfidentiella dokument, se till att de är säkra.

Intern och extern interaktion

- Ta emot och filtrera telefonsamtal, omdirigera dem till lämplig person när det är bekvämt.

- Hantera, prioritera och distribuera inkommande eller utgående korrespondens (e-post, brev, fax, paket, etc.), läsa och analysera inkommande memoranda, presentationer och rapporter för att bestämma deras betydelse och planera distributionen.

- Förbered svar på korrespondens som innehåller rutinfrågor.

- Övervaka användningen av kontorsmaterial och förhandla villkor med leverantörer för att säkerställa att orderna är mer lönsamma.

- Möt med individer, speciella intressegrupper och andra på uppdrag av chefer, kommittéer och styrelser.

- Välkommen besökare och bestämma om de ska få tillgång till vissa specifika personer.

Administrativt stöd

- Håll elektroniska och pappersarkiv arkiverade, se till att information är organiserad och lätt tillgänglig för snabb hämtning.

- Förbereda fakturor, rapporter, brev, bokslut och andra dokument, med hjälp av textbehandlingsprogram, kalkylblad, databaser och / eller presentationer, vilket också ger motsvarande hjälp vid redovisning.

- Utför allmänna kontorsuppgifter, såsom underhåll av administrationssystem och utförande av grundläggande redovisningsuppgifter.

- Koordinera och direktkontorstjänster, såsom register och budgetberedning, för att hjälpa chefer.

- Upprätta och övervaka administrativa principer och rutiner, både för anställda på kontoren och för organisationen.

- Granska operativa metoder och förfaranden för att avgöra om förbättringar kan göras på områden som arbetsflöde, rapporteringsprocedurer eller utgifter.

- Övervaka och utbilda annan administrativ personal.

referenser

1. Användbar (2018). Verkställande sekreterarens arbetsbeskrivning. Hämtad från: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Skillnaden mellan en sekreterare och en verkställande sekreterare. Arbete - Chron. Hämtad från: work.chron.com.
3. Karriärplanerare (2018). Verkställande sekreterare och administrativ assistent. Hämtad från: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Verkställande sekreterare Jobbbeskrivning. Hämtad från: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Executive Secretary Responsibilities. Hämtad från: bestsampleresume.com