Handbok för förfaranden i ett företag Vad det tjänar, hur man förbereder det

den procedurer manual av ett företag Det är ett skriftligt dokument som innehåller stegvisa instruktioner om hur man utför en arbetsuppgift eller hur man hanterar en specifik situation när den uppstår på arbetsplatsen. Innehåller företagets bästa praxis och beskrivningarna av de viktigaste affärsprocesserna.

Denna handbok innehåller också metoder och standarder för hur arbetet förväntas utföra. Skapandet av handboken för förfaranden gör det möjligt att rikta företaget mot tillväxt, förenkla träningen och underlätta dess förmåga att skala.

Den här handboken kan vara ett bindband med tre ringar, en mapp på en gemensam delad enhet eller en automatiserad version som publiceras online, med hjälp av en programvara av administrering av förfaranden. Alla måste förstå vad procedurhandboken är gjord av och var den kan hittas när någon behöver det.

Att skriva en procedurhandbok kräver att stegen som är involverade i en viss process klart förstås. När företaget växer kommer nya förfaranden behövas. Handboken för procedurer kan också betraktas som ett bibliotek av förfaranden.

I bruksanvisningen finns exempel på procedurer som kan användas som modell för nya operativa procedurer. Alla anställda i organisationen måste utbildas i företagets policy och rutiner. De bör alltid ha omedelbar tillgång till en procedurhandbok.

index

• 1 Vad används det för??
• 2 Hur man gör det?
  • 2.1 Definiera de centrala processerna
  • 2.2 Skriv en introduktion
  • 2.3 Skapa ett flödesschema över varje process
  • 2.4 Lämna proceduren till en annan person för att läsa den
  • 2.5 Skapa checklistor och formulär
  • 2.6 Integrera den i en procedurhandbok
• 3 exempel
• 4 referenser

Vad är det för??

Med hjälp av en välskriven handbok kan ett företag effektivare underlätta utbildningen av nya anställda.

Utöver träning ger en arbetshandbok nuvarande medarbetare en resurs för att lära sig de minst använda rutinerna, se till att de utförs med rätt formalitet, upprätthålla kvalitetskontroll.

Anställda måste förstå vad som förväntas av dem. Handledare behöver en handbok för hantering av affärsprocesser. Genom att dokumentera standarderna är det viktigt för tillväxt, kvalitet och kundtillfredsställelse.

Genom strategier och rutiner som påverkar ett funktionellt område har frontlinjespersoner befogenhet att göra effektiva och tidsbesparande beslut.

En effektiv procedurhandbok ger lämpliga metoder för interdepartmentell kommunikation, gör det möjligt för personal att arbeta tillsammans för att lösa löpande affärsproblem utan att kräva onödigt tillsynsövervakning.

Syftet med procedurhandboken är att organisera olika innehåll för att återspegla både sätt och sätt att kommunicera, att utföra tjänsten eller tillverka produkten till lägsta kostnad och på kortast möjliga tid.

Har den extra fördelen att behålla arbetsnöjdheten och den höga medarbetarnas motivation.

Hur man gör det?

Innan du utvecklar en procedurhandbok är det viktigt att förstå skillnaden mellan policy, central process och procedur.

- Policy är uppsättningen av grundläggande principer och tillhörande riktlinjer som formuleras och tillämpas av ledning av en organisation, för att styra och begränsa sina åtgärder i strävan efter långsiktiga mål.

- Grundläggande process är sekvensen av ömsesidiga och länkade förfaranden, som i varje steg förbrukar en eller flera resurser (anställd tid, energi, maskiner, pengar) för att omvandla ingångarna till produkter. Dessa resultat fungerar som ingångar för nästa steg tills ett känt mål eller slutresultat nås.

- Förfarande är en sekvens av aktiviteter eller en bestämd handling, definierad av steg (innehållande tydligt definierade start- och slutpunkter) som måste utföras i samma ordning för att korrekt ange en uppgift.

Definiera de centrala processerna

Alla centrala processer som företaget har måste övervägas. Det börjar med att definiera vilka processer som ska avgränsas och kartläggas i procedurhandboken, och skapa en sammanfattning av alla förfaranden som ska ingå..

Även om det är möjligt att varje process inte placeras är det viktigt att fastställa de mest grundläggande och viktiga. Till exempel kan en restaurang definiera de centrala processerna om hur en särskild maträtt görs, men lika viktigt är processen med att städa restaurangen.

En lista över kärnprocesser som behöver täckas måste skapas så att varje kan integreras i procedurhandboken efter att kartlägga den. Schemat kommer att fungera som en guide för att du inte lämnar några av uppgifterna när du börjar skriva handboken.

Skriv en introduktion

Ta med en kort beskrivning av vad som ingår i handboken, som är direkt adresserad till de personer som kommer att använda handboken, vad läsare kan förvänta sig när man använder handboken och det bästa sättet att använda handboken (dvs. "läs den från början till slut"). avsluta "eller" använd det som referens för att söka efter procedurer efter behov ").

Skapa ett flödesschema över varje process

Varje process definieras av de steg eller uppgifter som är nödvändiga för att slutföra det. Om ett steg utelämnas kan det betyda att man förlorar eller försenar en order eller har en defekt slutprodukt. Upprätta ett flödesschema är att definiera arbetsflödet.

För att slutföra en manual måste du börja med en process i taget: Börja med den första schemanprocessen. Stegen som är nödvändig för att slutföra processen beskrivs, och detaljerna returneras och detaljerna skrivs för varje steg.

Du måste se till att varje steg är tydligt och koncist. Varje steg ska ge tillräckligt med information för att någon ska följa instruktionerna.

Antag exempelvis att ett förfarande för försäljningsprocessen skapas genom ett krav på Internet. Först görs ett flödesschema om hur den potentiella kunden i början kontaktades efter att ha begärt informationen: via telefonsamtal, e-post eller textmeddelande.

Om utsikterna inte kunde kontaktas inledningsvis beräknas hur många gånger säljteamet följer upp med specifika skript för varje kontaktperson.

När kunden kontaktas, tilldelas ett annat skript samt en uppsättning uppföljningar beroende på om klienten köpte produkten eller bestämde sig för att vänta.

Ge proceduren till någon annan att läsa den

Det är viktigt att ha en medarbetare eller någon du känner till läs den och följ instruktionerna som de skrivs. Den här personen kan ge värdefulla kommentarer om det finns steg som du inte kunde slutföra eller inte förstod.

Förfarandet är debugged baserat på kommentarerna. Du kan behöva skriva om, redigera eller lägga till något i instruktionerna.

Skapa checklistor och formulär

För varje process är det lättare för lagmedlemmar att följa en blankett eller checklista. Det är därför som en detaljerad mall måste utvecklas, baserat på den kartlagda processen.

Om du behöver samla in specifik information när kunden kommer in måste du se till att mallen har all information som presenteras på ett kortfattat sätt.

Det bör inte antas att lagmedlemmar kommer ihåg allt som proceduren indikerar, särskilt när en klient sitter framför dem. Checklistorna och formulären ska integreras som en bilaga till flödesschemat och steg i processen.

Integrera den i en procedurhandbok

Efter att ett flödesschema har tilldelats för varje process och alla supportdokumentmallar har skapats, är de integrerade i en komplett procedurhandbok. Handboken är organiserad utifrån avdelningarna.

Till exempel kan procedurhandboken ha sektionerna "Försäljning", "Verksamhet" och "Distribution". Varje sektion är uppdelad i de centrala processerna i den avdelningen, i allmänhet i den ordning i vilken varje central process utförs i den allmänna leveransen av produkterna.

I avsnittet "Distribution" kan du ha flera huvudprocesser, som "Få order", "Förpackning för leverans", "Frakt" och "Uppföljning".

Procedurhandboken är organiserad med en innehållsförteckning och varje procedur är tydligt listad med en fet rubrik på titeln.

Den innehåller ett omslag med namnet på manualen, en innehållsförteckning, introduktionen och rutinerna i innehållsförteckningen.

Även flikar kan placeras för lagmedlemmar för att enkelt se igenom handboken, för att hjälpa dem att hitta de relevanta procedurerna i sina avdelningar..

Slutligen tillverkas och distribueras kopiorna. Kontinuerlig feedback måste uppmuntras och manualen uppdateras vid behov. Det bör finnas en handbok tillgänglig i ett visst område på varje funktionell plats, med hjälp av policy och rutiner.

exempel

-Manual för att laga hamburgare på ett visst sätt.

-Manuell om hur man ska handla i händelse av brand, jordbävning eller naturkatastrof.

-Manuell hur man agerar som svar på kundklagomål eller till en aggressiv kund.

-Manuell för att genomföra en personalutvalsprocess.

-Manuell för att veta hur man arbetar i en restaurang.

referenser

1. Kimberlee Leonard (2017). Hur skriver jag till standardoperationshandboken? Småföretag - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Vad är en policy och procedurhandbok? Bizmanualz. Hämtad från: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definitionen av en procedurhandbok. Hämtad från: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Vad är syftet med en procedurhandbok? Bizmanualz. Hämtad från: bizmanualz.com.
5. Mall Lab (2018). 37 Mappar med bästa standardoperationsprocedur (SOP). Hämtad från: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-stegs guide för att bygga en standard operativ procedur handbok. Lern. Hämtad från: blog.lern.org.