Administrativa kontrollsystem för kontroll, mål, fördelar, exempel



den administrativ kontroll Det definieras som processen där chefer påverkar andra medlemmar i organisationen för att genomföra strategier. Den utförs baserat på informationen från cheferna.

Det handlar om samordning, resursfördelning, motivation och prestationsmätning. Utövandet av förvaltningsstyrning och utformningen av ledningssystem är baserat på en rad akademiska discipliner.

Administrativ kontroll innebär en omfattande mätning. Därför är det relaterat och kräver bidrag från redovisning, särskilt förvaltningsbokföring. För det andra handlar det om resursfördelningsbeslut. Därför är det relaterat och kräver bidrag från ekonomin, särskilt från förvaltningsekonomin.

För det tredje innebär det kommunikations- och arbetsmotivation. Det innebär att det är relaterat och kräver bidrag från socialpsykologi, särskilt organisationsbeteende.

Dåliga kontroller inom ett företag utgör betydande hot, såsom ineffektiv användning av resurser, bearbetningsfel, minskad lönsamhet, bristande efterlevnad av lagstiftning och stöld eller missbruk av tillgångar av anställda.

index

  • 1 Planering och kontroll
  • 2 Administrativa kontrollsystem
    • 2.1 Affärsverktyg
    • 2.2 Komponenter
    • 2.3 Svårigheter
  • 3 mål
    • 3.1 Feldetektering
    • 3.2 Bevis för att allt fungerar korrekt
    • 3.3 agera vid behov
    • 3.4 Kommunicera och motivera arbetstagare
    • 3.5 Genomföra förebyggande åtgärder
  • 4 fördelar
    • 4.1 Stöd till decentralisering
    • 4.2 Hjälp för samordning
    • 4.3 Förenkla övervakningen
    • 4.4 Öka motivationen
  • 5 nackdelar
    • 5.1 Svårighetsgrad vid fastställande av kvantitativa standarder
    • 5.2 Det finns ingen kontroll över externa faktorer
    • 5.3 Resistance av anställda
    • 5.4 Kostsam verksamhet
  • 6 Betydelse
    • 6.1 Verifiering av politik
    • 6.2 Ledningsansvar
    • 6.3 Motivator
    • 6.4 Effektivitet
  • 7 Exempel
    • 7.1 Kontroll av krav
    • 7.2 Finansiella kontroller
    • 7.3 Prestanda kontroll
    • 7.4 Övervakning
    • 7.5 Ändra kontroll
    • 7.6 Säkerhetsreglage
    • 7.7 Efterlevnadskontroller
    • 7.8 Benchmarking
    • 7.9 Kontinuerlig förbättring
    • 7.10 Kvalitetskontroll
    • 7.11 Kvalitetsgaranti
    • 7.12 Automatisering
    • 7.13 Datakontroll
    • 7.14 Lagerstyrning
    • 7.15 Tillgångskontroll
  • 8 referenser

Planering och kontroll

Det finns en nära koppling mellan planering och kontroll. Planering är en process genom vilken målen för en organisation och metoderna för att uppnå målen upprättas. Kontroll är en process som mäter och styr själva prestanda mot organisationens planerade mål.

När strategierna har fastställts och planerna görs är ledningens huvuduppgift att vidta åtgärder för att säkerställa att dessa planer utförs eller, om förutsättningarna kräver, att planerna ändras..

Administrativ kontroll är en av ledningsfunktionerna, såsom planering, organisation, tillsyn och ledning.

Det är en viktig funktion, eftersom det hjälper till att verifiera felen och vidta korrigerande åtgärder för att minimera avvikelsen i standarderna och uppnå de etablerade målen för organisationen på önskat sätt.

Administrativ kontroll kan definieras som funktionen hos systemet som anpassar operationerna som nödvändigt för att uppnå planen, eller för att hålla variationer i systemmål inom tillåtna gränser.

Administrativa kontrollsystem

De är system som samlar och använder information för att utvärdera prestanda för olika verksamhetsresurser, såsom mänskliga, fysiska, finansiella och organisationen i allmänhet, som ett resultat av de förvaltningsstrategier som eftersträvas.

Därför är de uppsättningen formella förfaranden som är nödvändiga för administrativ och ekonomisk effektivitet. Chefer använder det för att behålla eller ändra standarder i organisationens verksamhet.

Att vara en integrerad del av ett företags hela kontrollsystem är att målet är att garantera en fullständig och snabb genomförande av förvaltningsplaner och policyer.

De kan sträcka sig från hur tillgångar begärs för hur tillgångar ska användas, uppdrag tilldelas eller förvaltningen administreras.

Ett administrativt kontrollsystem är hur chefer kan dokumentera sina organisatoriska strategier eller strategier. På samma sätt är det ett sätt att utvärdera prestanda av interna företagsprocesser, jämföra dem med de angivna målen och politiken.

Affärsverktyg

Det administrativa kontrollsystemet är ett affärsverktyg som kan ge en indikation på hur väl en organisation utför enligt dess mål.

Administrativa kontroller är dock bara ett av de verktyg som chefer använder för att genomföra de önskade strategierna.

Strategierna genomförs inte bara genom de administrativa kontrollerna utan också med organisationsstrukturen, förvaltningen av personalresurser och organisationskulturen.

komponenter

Det administrativa kontrollsystemet är ett verktyg för att hjälpa ledningen att styra en organisation mot sina strategiska mål och dess konkurrensfördelar. Det är allmänt förstått att det har tre komponenter:

- Upprättande av standarder.

- Mätning av verklig prestanda mot dessa standarder.

- Ta korrigerande åtgärder mot avvikelser från regler och planer.

svårigheter

Det finns två vanliga svårigheter som omger de administrativa kontrollsystemen i företag.

- Att kunna känna igen områden där mer kontroll behövs.

- Kunna känna igen när befintliga kontroller är ineffektiva eller defekta.

mål

Syftet med administrativ kontroll avser tillförlitligheten av finansiell information, snabb återkoppling om uppnåendet av operativa eller strategiska mål och överensstämmelse med lagar och förordningar..

Feldetektering

En oegentlighet i företagets administration kan äventyra uppnåendet av ett företags allmänna mål, vilket gör det möjligt att förlora marken framför tävlingen och tills det äventyrar sin egen överlevnad.

Därför blir det viktigt att snabbt upptäcka avvikelser. På samma sätt kan du identifiera olika kretsar och områden som trots att de inte påverkas av anomalier eller allvarliga fel kan optimeras för företagets allmänna välfärd.

Bevis på att allt fungerar korrekt

Den administrativa kontrollen kontrollerar att allt fungerar bra och att både de föreslagna målen och de nivåer som fastställts på administrativ nivå med avseende på vinst, försäljning, säkerhet etc. uppfylls utan betydande förändringar.

På så sätt blir företaget säkrare, dess standarder och operativa beslutsprocesser blir mer solida.

Agera vid behov

Att upptäcka en situation är inte särskilt användbar om specifika åtgärder inte vidtas för att omdirigera en negativ omständighet tack vare den detaljerade och konkreta informationen från den administrativa kontrollen.

Kommunicera och motivera arbetare

Den exakta kunskapen om företagets tillstånd, inklusive dess fel, problem och de korrekta hanterade aspekterna, främjar en bättre kommunikation med arbetarna, motiverar dem för att garantera att de nödvändiga aspekterna förbättras eller att rätt linje följs.

Genomföra förebyggande åtgärder

Den för tidiga diagnosen av specifika problem som upptäcks av administrativ kontroll gör korrigerande åtgärder onödiga, eftersom de ersätts av endast förebyggande åtgärder.

nytta

Den största fördelen med administrativ kontroll är att det skapar en cykel av riktning och kontroll för företagsledning. Beslutsfattandet är strömlinjeformat med färre individer involverade.

Det hjälper chefer att mäta verkligt resultat och som en vägledning för att uppnå mål.

Hjälp med decentralisering

Den moderna tendensen för företagsorganisationer är mot decentralisering, vilket kräver ett kontrollsystem.

I decentraliseringen sprids beslutsfattande myndighet i hela organisationen.

Ledningen måste hålla kontrollen i sina händer för att veta om myndigheten används korrekt. Utan tillräckliga administrativa kontroller kan decentralisering inte lyckas.

Hjälp med samordning

Storleken på moderna företag ökar. En stor del av kapitalet och ett stort antal anställda är anställda i dem.

Detta skapar problemet med korrekt kontroll, eftersom det finns många divisioner som producerar och distribuerar olika produkter. För att samordna sin verksamhet krävs ett kontrollsystem.

Förenkla övervakningen

Förenklar övervakningen genom att signalera betydande avvikelser. Håller anställda under kontroll.

Ett bra styrsystem upptäcker svaga punkter mycket snabbt. Detta bidrar till att utöka kontrollens omfattning på alla nivåer.

Öka motivationen

Styrtekniker skapar en atmosfär av ordning och disciplin i organisationen, hitta avvikelser och identifiera de faktorer som är ansvariga för dem.

Detta ökar motivationen för de anställda, eftersom de känner till det arbete som de anses vara ansvariga för.

nackdelar

En nackdel med administrativ kontroll är att den kan motverka kreativitet och innovation genom att göra ett företag mer standardiserat och mindre flexibelt.

Ofta är organisationer med strikt administrativ kontroll mindre förmåga att anpassa sig till förändringar på marknaden, deras bransch eller den rättsliga miljön, med begränsad omfattning av möjliga idéer och planer

Svårighetsgrad vid fastställande av kvantitativa standarder

Administrativ kontroll förlorar sin effektivitet när prestandestandarden inte kan definieras kvantitativt.

Det är väldigt svårt att fastställa en kvantitativ standard för mänskligt beteende, effektivitetsnivå, arbetsnöjdhet, anställd motivation etc. I sådana fall beror rättegången på chefen.

Det finns ingen kontroll över externa faktorer

Ett företag kan inte kontrollera externa faktorer, såsom regeringens politik, tekniska förändringar, modebyte, förändring av konkurrenspolitiken etc..

Resistance av anställda

Grassroots anställda kan känna sig avskedade och missnöjda eftersom de inte får presentera sina idéer. Anställda anser att kontrollen minskar deras handlingsfrihet. Detta kan leda till en stark personalomsättning.

Anställda motstår ofta kontroll. Som ett resultat sänks effektiviteten av den

Dyra affärer

För att installera ett administrativt kontrollsystem måste organisationer spendera mycket tid och pengar.

Fördelarna måste vara mer än kostnaden, då kommer endast kontrollen att vara effektiv, annars kommer det att leda till ineffektivitet.

betydelse

Utan administrativ kontroll är förvaltningsprocessen ofullständig. I företag uppstår behovet av kontroll på grund av flera faktorer:

- Det är svårt att fastställa fullständiga exakta prestandanormer i stora organisationer. Å andra sidan behöver en chef alla typer av aktuell information, som inte alltid är tillgänglig. Kontroll krävs för att bedöma riktigheten i standarderna.

- Anställda anförtrotts stora summor pengar och värdefulla resurser. Men i avsaknad av kontroll kan anställda ge sig till frestelser. Ett effektivt styrsystem hjälper till att minimera oärligt beteende hos anställda.

- I avsaknad av kontroll kan anställda slappna av i sina ansträngningar och deras prestanda kan falla under normalt.

Genom kontroll säkerställs att en organisations resurser erhålls och används effektivt för att uppnå de önskade målen. Administrativ kontroll erbjuder följande fördelar:

Verifiering av policy

Det gör det möjligt för ledningen att verifiera kvaliteten på de olika planerna. Därför kan det avslöja vilka planer som ska omstruktureras eller vilka mål som ska ändras.

Förändringar i miljön kan göra originalplanerna inte genomförbara eller bristfälliga. Kontrollen hjälper till att granska och uppdatera planerna.

Chefsansvar

Även när en chef tilldelar vissa aktiviteter och delegerar auktoritet till sina underordnade, är han fortfarande ansvarig för slutresultatet.

Därför måste en chef verifiera prestationerna hos sina underordnade för att säkerställa att de använder den delegerade myndigheten på önskat sätt.

Administrativ kontroll tillåter chefer att uppfylla sitt ansvar och samtidigt delegera myndighet.

drivkraft

Inspirera medarbetarna att arbeta hårt och ge bättre prestanda. När de vet att deras prestationer värderas och deras belöningar är kopplade till den utvärderingen, kommer de att försöka bidra till deras bästa ansträngningar.

effektivitet

Kontroll bidrar till effektiviteten i verksamheten genom att fokusera på uppnåendet av mål. Därför tillåter cheferna att upptäcka och korrigera fel innan de blir allvarliga, vilket hjälper till att minimera avfall och förluster.

exempel

En administrativ kontroll är någon process, övning, policy, verktyg, mätning eller system som implementeras för att ledningen ska kunna styra resurserna hos en organisation. Följande är illustrativa exempel:

Kravskontroll

Formellt dokumentera planerna som krav och hantera förändringen av dessa planer.

Finansiella kontroller

Finansiella kontroller som att utveckla, övervaka och redovisa en budget.

Prestandakontroll

Processen att komma överens om en uppsättning mål med de anställda och utvärdera prestationen i förhållande till dessa mål.

övervakning

Övervakning av anställdas prestanda för att förbättra produktiviteten, effektiviteten och kvaliteten på arbetet.

Ändra kontroll

Processen att skicka, utvärdera, godkänna, prioritera, genomföra, kommunicera och granska förändringar i en organisation.

Säkerhetskontroller

Genomföra skyddsåtgärder och motåtgärder för att undvika risker för människor, egendom och information.

Efterlevnadskontroller

Genomförandet av processer, förfaranden, system, kontroller, mätningar och rapporter för att följa lagar, regler, regler och interna policyer.

benchmarking

Det är en kontinuerlig process för en jämförande utvärdering av företagets resultat mot industri, konkurrens eller nuvarande bästa praxis.

Kontinuerlig förbättring

Det är den repetitiva processen att ta mätningar av saker, förbättra dem och mäta dem igen.

Kvalitetskontroll

Kontrollera att utgångarna överensstämmer med specifikationerna. Till exempel implementera en process för att testa produkterna i en produktionslinje.

Kvalitetsgaranti

Det är processen att förebygga framtida kvalitetsfel. Till exempel utövandet av att undersöka grunden till alla kvalitetsfel för att identifiera förbättringar.

automation

Förbättrar produktivitet, effektivitet och kvalitet genom att ersätta arbete med automatisering.

Datakontroll

Kontroll av data inom områden som datakvalitet, datafäder, säkerhet, integration och överensstämmelse.

Lagerstyrning

Reglera och redovisa lager för att undvika brist eller överflöd.

Tillgångskontroll

Kontroll av tillgångar som anläggningar, infrastruktur, maskiner, programvara och immateriella rättigheter.

Till exempel implementerar ett tillgångsredovisningssystem en lämplig åtskillnad av oro för tillgångar.

referenser

  1. All Business (2019). Vad är ett administrativt kontrollsystem och varför är de så viktiga? Hämtad från: allbusinessadmin.com.au.
  2. Wikipedia, den fria encyklopedin (2019). Management styrsystem. Hämtad från: en.wikipedia.org.
  3. Wikipedia, den fria encyklopedin (2019). Kontroll (hantering). Hämtad från: en.wikipedia.org.
  4. Kenneth A. Merchant (1982). Styrfunktionens styrfunktion. MIT Sloan. Hämtad från: sloanreview.mit.edu.
  5. Affärsordbok (2019). Förvaltningskontroll. Hämtad från: businessdictionary.com.
  6. John Spacey (2015). 21 Exempel på Management Control. Hämtad från: simplicable.com.
  7. MBA Knowledge Base (2019). Betydelsen av förvaltningskontroll i en organisation. Hämtad från: mbaknol.com.
  8. Smriti Chand (2019). 7 Fördelar med ledningskontroll för en organisation. Ditt artikelbibliotek. Hämtad från: yourarticlelibrary.com.
  9. Samiksha S (2019). Betydelsen och begränsningarna av kontrollen. Ditt artikelbibliotek. Hämtad från: yourarticlelibrary.com.